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《秘书学（2）》单元作业（一）参考答案 一、名词解释 1．会议预案：是会议的筹备方案。 2．会间调度：指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。 3．商务：也称为商事，是指一切有形与无形资产的交换或买卖事宜。它必须是经法律认可，以社会分工为基础，以提供商品或劳务为内容的盈利性的经济活动。 4．商务谈判：是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，取得各自经济利益而进行的磋商活动。 5．谈判方案：即谈判计划，它是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容、步骤等所作的预想性的安排。 二、双项选择题 1．按会议的内容划分，会议可划分为（ AD ）。 A．综合性会议 B.工作会议 C．大型会议 D.专题性会议 2．会议的功能（ AC ）。 A．决策功能 B.领导功能 C．协调功能 D.支配功能 3．商务谈判按谈判的正规程度划分，谈判可分为（ BC ）。 A．双边性 B.非正式谈判 C. 正式谈判 D.公开谈判 4．商务谈判的特点（ BC ） A．双边性 B.参加谈判的自愿性 C．谈判结果的互利性 D.公开性 5．大型会议要设秘书昼夜值班，负责（ BC ）等工作。 A．安全 B.沟通 C．服务 D.协调 三、简答题 1．简述会议的功能。 良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能： （1）决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。 （2）执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。 （3）沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。 （4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。 （5）监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议。各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。 2．简述商务谈判的特点。 商务谈判特点：（1）参加谈判的自愿性；（2）谈判方法的灵活性；（3）谈判结果的互利性。 四、论述题：要结合实例，试述当前会风中存在的主要问题及改进的途径。 答：当前，不少会议的会风存在比较严重的问题，亟需改进。主要有： （1）会议过多过滥的现象十分严重，会议的思想作风和工作作风令人担忧。 （2）会期过长，规模过大，规格过高； （3）借开会之名进行吃喝玩乐，铺张浪费，甚至滥发财物； （4）会议纪律松懈，迟到、缺席现象普遍； （5）会议内容空乏，搞形式主义、作表面文章； （6）议而不决，决而不行，行而不查。以上种种，大大妨碍了会议的成效，必须予以重视并加以改进。 改进会风的途径包括： （1）树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神。 （2）建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议工作的科学化、规范化和制度化。 （3）变革会议的方式和手段。从方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等现代化通讯手段开会。 五、根据下面这份会议记录起草一份会议通知。（材料略） xx市委办公室 xx市人民政府办公室 文件（通知） X委办发[1982] XX 号 —————————————————————————————————————— xx市委办公室 xx市人民政府办公室 关于召开林业工作会议的通知 　　 　各县（区）委、人民政府，各县（区）林业局： 　　　　为了深入贯彻中央关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示精神，提高对林业工作的认识，研究落实我市制止乱砍滥伐森林的不良现象的具体措施，经市委研究，决定召开全市林业工作会议。现将具体事项通知如下： 一、会议时间：１１月４日－８日，１１月４日下午报到，晚上开预备会，５日上午会议正式开始，会期三天。 会议地点：Ｘ市第一招待所小会议室 参加会议对象：各县（区）主管林业工作的书记、县（区）长，林业局负责人。 　四、要求：出席会议的各县（区）介绍本县、区国有林、集体山林管理情况和制止乱砍滥伐森林的建议和措施，并写成书面汇报材料提纲，与会时要带好有关材料，在会上进行交流。 请与