(word)公文制作格式.docVIP

正规公文制作有一套 word排版 落款抄送 下划线 间距 小张在单位办公室工作，材料写得好，电脑玩得也不错。又到每年写年终总结的时候，领导给他派了活儿:马上把上报分公司的《2004年度工作总结》写出来，由于要用正规行文格式上报，因此，光写出来还不够，还要制作成公文。接下来，就让我们随他一起去完成这份04年度工作报告吧！?第一步:设置版面格式?由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定，因此设置也带有一定特殊性。 1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿，首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号 见图 。??为了方便，可以把最常使用的字体格式设为默认，方法是在主菜单上“格式字体”设好字体再按“默认”按钮 见2 。??2.依次点击“文件页面设置”，进入“页面设置”对话框 见图3 ，在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。??? 注意:通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍在使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面。 3.进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。?第二步:制作发文红线?公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即公函等文种，当然，上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线。 1.点击主菜单上“格式边框和底纹显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏 见图4 。??2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了 见图5 。??Just Do It?因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“﹞”设置快捷键。 第三步:制作公文落款?一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。 1.点击“格式中文版式双行合一”，出现“双行合一”对话框 见图6 。 2.输入单位名称 如:中国××××公司××分公司××路营业厅 ，先输入需要合为一行的文字 中国××××公司 ，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。 3.输入剩下的文字 ××分公司××路营业厅 ，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款 见图7 。??Just Do It?在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的标准零 ○ 等。通过点击“视图工具栏符号栏”调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。?第四步:制作落款粗、细横线?作为正规公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来 见图8 。如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。其实完全可以利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是:??在英文输入状态下，按住Shift键不放，同时按“-”号 减号要连续输入3下 ，而后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。而细横线则可通过先把输入法状态由英文切换成中文，连续输入三次“-”号 减号 ，而后按回车键，一条细横线就会自动生成。?第五步:给公文添加页码?经过上面数步之后，一份正规公文基本出炉了，在完成前别忘了给公文加上页码，点击“插入页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端 页脚 ”，对齐方式选“居中”，并去除“首页显示页码”复选框 公文格式规定首页不显示页码 的勾选，点击“确定”即可 见图9 。到此为止，小张负责的这份上报材料就完成了 见图10 ，领导审阅后非常满意。??图9?