浅议《石化工业企业档案分类试行规定》中各大类的区分原则和方法-中级.docVIP

浅议《石化工业企业档案分类试行规定》中各大类的区分原则和方法 1996年11月份总公司以厅字52号文印发了《石化工业企业档案分类试行规定》(以下简称为《试行规定》)，在石化总公司直属各公司、总厂、厂内全面推行档案的“十大类”分类方法。我们公司也按总公司的要求，在1996年12月20日向机关各处室和各二级单位转发了《试行规定》一文，在我们茂石化公司直属各单位内贯彻执行总公司对档案分类方法的统一规定。 《试行规定》把石化工业企业档案分为十个一级类目，每一个一级类目再分为若干个二级类目(具体见附件一)。由于类目设置的内容新、范围广，加上类与类之间的区分标准不是十分明确，所以，在具体的实施过程中，很多人都觉得不好把握，拿到一份文件进行归类的时候总有些无所适从的感觉。为此，本文想就归类中的一些原则和方法谈谈自己的见解，以供同行参考。 由原来文书档案与科技档案、专门档案相互间的区别着手，把握《试行规定》中前四类与后六类之间的区别。 《试行规定》中所确立的把企业档案分为:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类十个大类的分类方法，与原来的把企业档案分为:文书档案、科技档案、专门档案三大块的划块分类方法是一致的。“十分法”是“三分法”的继承和发展，可以说“十分法”中的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归类内容与原来的文书档案的归类内容是一致的，而产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类则是原来科技档案的范畴，剩下的会计档案类、职工档案类也是原来专门档案的范畴。这样，我们就可以运用我们原有的文书档案区别于其它档案的方法，把我们手里的文件材料先分成“前四类文件”和“后六类文件”两大块。那么又如何正确区分这两大块呢?笔者认为正确认识理解“管理性文件”与“非管理性文件”之间的差异，是区分好这两大块的关键。“管理性文件”是企业各项管理活动中产生的，更具体一点来说，它是一个企业在对企业本身及周围与之相关系的人、财、物的组织、控制、协调过程中产生的。它应属于《试行规定》中前四类的范畴。而“非管理性文件”则是指在各项具体的生产、技术活动、会计核算活动和个人社会活动中形成的文件材料，它所记述和反映的或者是专指某个具体生产技术活动的过程与内容，如产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案;或者是某项会计核算活动的过程与内容，如会计档案;或者是某个个人的社会活动记录，如职工档案。有人认为会计档案是企业在资金的管理过程中产生的，职工档案是在企业的人事管理过程中产生的，它们都应属于“管理性档案”。其实不然，笔者认为，会计档案是企业资金具体运作的记录，而并非企业领导者的管理活动记录，会计档案来源于企业的方方面面，而不仅仅是来源于企业的管理层。会计档案与企业领导者所制定的财务用款计划、财务管理制度有着根本的区别，如果把会计档案与那些财务管理文件等同起来看待，势必会造成分类概念上的含糊不清，所以说会计档案应属于“非管理性档案”。同样，职工档案与企业的人事管理档案也是不同的，职工档案是个人的社会活动记录，它来源于个人活动。人事管理档案是企业管理者从管理整个企业的人出发制定的各种制度，它来源于企业管理层的管理活动。所以，我们说职工档案也是“非管理性档案”。要正确区分“管理性文件”与“非管理性文件”，要注意做到以下几点: 1、区分两种档案的时候，应该主要依据文件的内容，而不是文件的形式。文件的形式，如题名。有些能反映文件内容，有些不能反映文件内容，如“通知”，有些不能确切反映文件内容，如“专家报告记录”，有的是关于某项技术问题的报告，有的则是关于生产管理问题或技术管理问题的报告。因此，区分两种文件主要应从文件的内容去区分，而不要受文件形式的束缚，形式只能作为区分时的一般参考，而不能把它放在决定性的位置。 2、分别对待技术管理文件与技术文件、会计核算材料与财务管理文件、个人活动记录与人事管理文件。技术管理工作和技术活动是不同的，技术管理工作是管理技术活动的工作，而技术活动则是技术的运用过程。因此，在技术管理工作中形成的文件，应当把它作为“管理性文件”来对待，如“设计进度”，“技术责任制”，“工作制度”等这些文件，它们只是保证技术活动正常进行的重要条件，而不是技术活动的真实记录。还有一些文件，如“技术工作计划”，“技术专业会议总结”等，虽然也提到技术问题，但是，它的主要目的不是说明技术问题，也不是技术活动的直接记录，而是利用技术问题的名词概念来达到管理技术、总结经验的目的，所以，也应归入“管理性文件”，而不应把它作为“技术文件”归入到“非管理性文件”当中。至于会计核算材料与财务管理文件之间、个人活动记录和人事管理文件之间的区别，和技术文件与技术管理文件之间的区别大同小