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电话机使用管理制度(20101021再稿)
电话机使用管理制度
1、目的：为了保证会议电话系统良好使用，提高会议电话系统的利用率。
2、适用范围：西安龙飞软件有限公司
3、职责：所有会议电话系统由行政部统筹管理编号，由前台负责保管并登记借出。
4、会议电话使用管理：
4.1借用规范：
4.1.1使用人应按照要求在会议开始前预定，领用时在《会议电话系统借用申请》上登记详细信息，包括姓名、部门、借用原由、借用日期等。
4.1.2为了合理利用资源，保证会议电话快速周转，凡借用超过半天的，需部门主管在《会议电话系统借用申请》上签字批准。
4.1.3超过预计使用时间，借用人需本人提前重新登记申请，有特殊原因的，可以以邮件、AM或者电话的形式申请。
4.1.4会议电话系统必须提前预定，如临时遇紧急情况但资源不够时，请自行和其他借用人商议，行政部可帮助协调。
4.2使用操作规范：
4.2.1使用人员要按照《多方会议电话使用管理规定》规范操作，遇到问题请先自检后求助行政部，不要自行拆卸设备。
4.2.2会议电话系统主要用于多人会议，两人（含）以下的人员与会，请尽量使用普通电话接入，以节省资源。
4.2.3请勿在会议室以外地点使用会议电话系统，会议室内使用请注意调节音量并关好门，以免造成信息安全隐患并打扰他人办公。
4.2.4使用完毕，整理好话机及配件并及时归还行政部，前台管理人员及时将电话机放入库房中，并登记好归还时间。
4.3注意事项：
4.3.1借用人在借用时需要对话机的外观及功能进行检查，发现问题及时提出，确认无误后方可签字。如在归还管理员时发现问题，一律由借用人负责。
4.3.2POLYCOM SOUND STATION 2（八爪鱼）体积较大、配件较多，使用时需轻拿轻放，注意保护配件并保持电源、线路的完好。
4.3.3行政部管理人员要妥善保管好话机，认真执行相关规定，详细记录并及时跟踪话机使用情况，保证话机的良好流通和使用。
西安龙飞软件有限公司 2010年10月18日
拟制： 审核： 批准： 正气、进取、专业 行政文件
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