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公文讲稿上报版
结合公司实际,今天我们主要学习三个方面的内容:第一讲, 公司公文的格式和行文规则;第二讲,常用公文和文种的写法;第三讲,怎样写好公司公文。因个人水平有限,有不正确和不到位的地方,请大家批评指正。
第一讲?公文概述 目的:1. 了解公文的概念,了解公文与文章及应用文书的关系,达到真正了解公文的目的;
2. 了解公文的分类,掌握公文之间的关系,正确界定各类公文的区别;
3. 了解公文的总体作用,理解公文在公务活动中的重要意义;
4. 了解公文文种的规定,进一步理解公文的准确含义,掌握各种具体公文的作用,保证对公文文种的正确使用。
一、定义
公文是国家行政机关、企事业、团体组织等单位在处理公务的活动过程中,所制作和使用的各类文字材料。
二、公文的分类国家行政机关公文13种(国务院《国家行政机关公文处理办法》):
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
种:决定、通知、通报、报告、请示函、会议纪要。
2、常用公文定义:决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。通告:适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。
通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属的机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
请示:适用于向上级机关请求指示、批准。函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
公文的作用
1、传达、公布政务的渠道和方式
2、贯彻执行上级机关规定、完成上级机关任务的依据
3、处理日常公务的环节和手段
4、沟通和交流公务信息的重要途径
5、查阅公务资料的重要渠道
公文行文规则行文规则即行文中应遵循的规矩、要求和原则。规定如下:
1、行文应当确有必要,注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
3、各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级正式行文。
4、不得以部门内设机构对外正式行文。
5、属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。
6、属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。向下级或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
8、请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
9、受双重领导的向上级行文,应当写明主送和抄送。上级向受双重领导的下级行文,必要时应当抄送其另一上级。
第二讲 公文的格式
目的:掌握公司对公文格式的具体要求
根据规定,公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。一份完整的公文,通常分为、主、三部分。这里,我们结合下图逐项予以说明:
(二)眉首
“红头文件”首页上的红线,叫“反线”(一般称“间隔线”)。反线以上部分内容,就是眉首(文头)部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识(教材称“文件名称)、发文字号、签发人等内容,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号(一般简称“份号” )。)“请示”、“报告”的发文字号位于发文单位标识下,空二行,左顶格排布;其他公文的发文字号位于发文单位标识下,空二行,居中排布。如穗富力通知字[2009]16号
6、签发人。上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用4号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用4号仿宋体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签名人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
发文机关及签发人之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。线条粗细为1.75磅。
★??眉首部分应注意的问题。发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写,不能把“1997”写成“97”,让人误解为“1097”或“2097”等;括号要用六角括号“〔〕”,而不是“()”或“[]”;机密以上的公文要印文件份数序号;一般上行文需要标注签发人姓名。反线以下,主题词(不含主题词)以上部分,为主体部分。主部分请大家注意的内容有:1、标题。除外,一般不
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