BD509-07 采购工作流程.docVIP

颁布日期（Issuing Date） 2008.10.16 文件编号（MARK DOCS）：BD509-07 区域（AREA）：百升公司及供应商 实施日期（EFFECTIVE DATE）：2008.10.16 版次（REVISION）：1.0 密级（SECURITY LEVEL）：C 页次（PAGES）： 1 / 4 撰写（PREPARED）：资材部 复核（AUTHORIZED）：朱煜光 批准（APPROVED）: 周宁 目录（CANTENTS） 目的 范围 内容 采购信息及价格品质复核 目的：为了确保公司生产顺畅 范围：适用于采购 内容： 3.1 请购单 3.1.1 请购应按照存量管制基准和用料预算的有关规定，并参考库存情形开列请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本部门主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。 3.1.2 来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。 3.1.3 特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏注明原因，以急件递送。 3.1.4 作业福利用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。 3.1.5 以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，主要包括：贺电用物品、招待用品和书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。 3.2 采购规定 3.2.1 内购由国内采购部门负责办理。外购由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理与供应商（或代理商）议价。对于专项用料，必须时由经理或总经理指派专人或指定部门办理采购。 材料请购单 上海百升印务有限公司 请购单 BSH 请购部门：＿＿＿＿＿ 请购日期：＿＿＿＿＿ 需要时间：＿＿＿＿＿ 序号 品名 规格 单位 数量 参考金额 备注 1 2 3 4 5 6 7 请购类别：□机器设备 □零件配备 □原材料 □办公用品 □文具用品 □清洁用品 □其他 申请人： 仓库核实： 审批人： 申请日期： 核实日期： 审批日期： 3.2.2 采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。 a 集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。 b 长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。 采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。 3.3 国内采购作业 3.3.1 内购价格 a 采购人员接到“请购单”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，选用最佳供应商。 b 如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或请购部门签注意见。 c 属于惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后， 在请购单“备注栏”中注明，报主管核签。 d 对于厂商报价资料，经办人员应深入研究分析，并以多种方式向厂方议价。 e 采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先将“订购单”发至最佳供应商处，确认交期，待接到请购单后让各级主管审批确认。 3.3.2 内购呈批手续 询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权 限呈批。 3.3.3 内购订购程序 a 采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方传递“订购单”，并确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。 b 分批交货时，采购人员应在“请购单”上注明“余料暂存供应商”字样，以便识别。 c 采购人员使用预付款采购时，应填写“支票申请领用单”待各级主管审批同意后交给财务，由财务安排付款。 3.3.4 国内采购进度控制 a 国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠电子信箱控制采购作业进度。 b 采购人员未能按既定进度完成采购时，应及时发邮件通知或电话通知请购部门共同拟定处理对策。 3.3.5 内购单据整理及付款 a 来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“入库单”和供应商开具的“送货单”送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。 b 内购材料须待试用检验的，其订有合同部分，按合同规定办理付款，未订合同部分，按采购部门报批的付款条件予以付款。 c 短交待补