DLG-QP-0(E) 记录控制程序.docVIP

上海德朗能动力电池有限公司 DLG Power Battery（Shanghai） Co., Ltd 文件编号 DLG/QP-02 文件版本 E 文件页数 共 5 页 编制部门 品保中心 记录控制程序 编 制 审 核 批 准 盖 章 1. 目的 规范质量、环境记录的管理、控制流程，以便对作业过程中的重要资讯进行有效的控制，作为日后质量/环境改善和追溯的客观依据，并据以衡量质量/环境系统运作的有效性。 2. 范围 本程序适用于质量/环境体系中用以质量/环境改善、追溯及据以衡量系统有效运作的资讯的记录。 3. 定义 3.1 记录：记录是一种特殊的文件，它是承载媒介（载体）和记载信息的组合，用以阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 4. 职责 4.1 各职能部门：负责其职权范围内之记录的设计及编制，并负责对本部门实施（填写）的记录进行收集、整理、标识、归档等工作。 4.2 文控员：负责编制, ，对记录的编号及版本进行控制，并对各部门记录实施及控制情况进行监督和管理。 4.3 管理者代表：负责外界人员调阅记录的核准。 5. 程序 5.1 质量/环境记录的种类 5.1.1 与质量/环境管理体系有关的记录，如管理评审记录、文件和资料控制记录、内审质量审核、纠正和预防措施、实施情情况有效性验证记录、及至少为以下业务提供证据的记录：质量目标、经营计划目标达成状况记录、顾客对产品的满意程度、培训记录等各种与质量体系活动有关的记录。 5.1.2 与产品有关的记录，如合同评审记录、合格分承包方的质量记录、提交顾客的PPAP及供方提交的PPAP记录、过程控制记录、产品审核记录、人员及工艺认可记录、来料检验、工序检验和最终检验记录、试验记录、检验、测量、试验设备周期检定记录、不合格品控制记录、退货产品试验/分析的记录等。 5.2 质量/环境记录的鉴别 5.2.1 相关文件的制定者，应在文件中规划应用记录，以记录有关的质量/环境资讯，尤其有关产品鉴别与追溯所使用的识别方式。例如料号、生产日期等，均须在相应规划栏内予以记录。 5.2.2 在规划记录时，应依《文件控制程序》的编码规则赋予记录唯一的编号及名称，记录名称应适宜得当，让使用者能够掌握记录的资讯内容，以便使用、查询及区分。 5.2.3 记录可以以纸张、磁性材料、光盘或其它电子媒体的形式存在。 5.2.4 记录的编制或更新，须经相应权责人员（详见《文件控制程序》）在记录的背面签字确认，并将记录原稿及规划情况（详见5.5.1）送交文控员。 5.2.5 记录原稿由公司文控员保管，各部门所使用的记录须从文控员处拿正本进行复印/复制，不得私自修改或更换。 5.3 质量/环境记录的索引 5.3.1 为了记录的日后查阅，记录的规划者应建立序号，以供填写索引。 5.3.2 为了便于识别及检索，记录的填写者应注明日期。 5.4 质量/环境记录的填写 5.4.1 各职能部门（人员）须按照文件策划的要求，在完成相应工作时（后）填写相应得记录，以便为日后质量/环境体系的改善和追溯提供客观依据。 5.4.2 记录填写要求字迹清晰、易于识别，记录内容应正确完整，无内容或无需填写的栏目可用“/”符号标示，记录填写人要签署全名并不得使用铅笔填写记录。 5.4.3 记录不得随意更改，若确因笔误等原因需要更改时，应用钢笔或圆珠笔在有误的内容上划“ ”或“ ”，在旁白处填上更正的内容，并签上修改者的姓名与日期。 5.5 质量/环境记录的收集 5.5.1 相关文件的制定者，应规划记录的内容填写职责、原稿保管单位、保管期限等内容，并将规划情况提交，以便文控员编制 。 5.5.2 各职能部门负责职能范围内各类记录的收集、整理、标识等工作。 5.6 质量/环境记录的保存 5.6.1 记录的保存单位，应依据记录的性质及时间分类归档保存，保存时应做好标识，标识要明显、注目，比如表单名称、日期、保存期限等，以便检索。 5.6.1.1质量记录保存年限： 5.6.1.1.1生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单保存期限为永效保存。 5.6.1.1.2质量运行状态记录（控制计划、检验和试验的结果）应保存三年。 5.6.1.1.3内部质量审核和管理评审记录应保存三年。 5.6.1.1.4各质量记录的具本保存期限见《记录总览表》以上规定的保存时间为“最短”保存时间，如法律、法规或顾客要求的，按其期限要求保存。 5.6.2 记录保存时，应考虑储存环境、记录的性质与重要性，储存记录的场所应防腐、防潮、防霉变、防虫侵，避免日晒雨淋，防止记录损毁、变质及遗失。 5.6.3 采用电子媒介形式保存的记录，需标识清晰以便于检索，并定期备份，存储介质 如光盘、U盘等 应注意防潮、防磁、防火，以免贮存内