JH-QP-00-00记录控制程序.docVIP

义乌晶辉化妆品有限公司 文件编号 JH-QP-002-00 版 本 A 记录控制程序 制定部门 品管部 生效日期 1 目的 对记录进行控制，确保记录的准确、可靠、完整、适时、有效，为产品、过程符合规定的要求及管理体系有效运行提供客观证据，为改进决策提供依据。 2 范围 适用于本公司在管理体系运行及产品实现过程中所形成的各种记录的控制和管理。本程序对记录的编制、标识、填写、贮存、保护、检索、保存期限处置和改进等作了规定。记录也包括供应商、外包项目等外来的记录。 3 职责 3.1 品管部负责记录的归口管理，负责本部门记录的控制和管理并负责全公司记录的统一协调和监督检查； 3.2 各部门负责收集、整理本部门的质量记录，并按规定向有关部门传递所需的记录； 3.3 主要使用部门负责空白记录表格的编制，品管部审核，使用部门负责人负责审批。 3.4 档案室负责保管公司的体系记录。 4 工作程序 4.1 质量记录的范围、分类和形式 4.1.1 凡质量管理体系中的记录、报告、检验和验证数据等均属质量体系记录范围。对需要控制的记录分为两种类型： a. 与体系运行有关：质量管理体系审核、管理评审、合同评审、合格供方评估、纠正和预防措施、培训等记录。 b. 与产品有关：来料检验、制程、产品检验、不合格品处置等记录。 4.1.2 记录可以是表格、图表、报告、磁盘、照片等形式。 编 制 审 核 批 准 4.2 质量记录的编制 4.2.1 记录编号： a. 程序文件相关质量记录的编号： b. 与公司其它作业文件相关质量记录编号： 部门代码： OR——办公室 MD——生产车间 QA——品管部 EP——设备部 WH——仓储 FD——财务部 PD——采购部 4.2.2 质量记录表格的设计首先应考虑记录便捷、易于阅读、便于统计，其次是美观，一般应包含以下内容： a. 名称、编号，涉及的部门、班组、人员等。 b. 记录所反映的内容：序号、项目名称、计量单位，所记录事项的日期或期限。 c. 执行人、复核人、评审人或批准人等签名栏，必要的备注附特别说明栏等。 4.2.3 记录以其编号作为标识，记录的编号统一由品管部负责实施。 4.2.4 品管部负责提出记录表格及项目计划，由各职能部门组织编制，更改后的记录经品管部审核，部门负责人批准，交品管部备案。 4.2.5 涉及几个部门使用的记录表格由其主管部门编制，经品管部协调审核，经各部门评审会签后，由厂长审批，品管部发布实施。 4.2.6 记录一般采用表格形式，特殊情况下，也可以是文件、图表、卡式等形式，但应规范其记录的内容。 4.3 质量记录的填写 4.3.1 记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白； 4.3.2 记录表上的每一栏目均应清晰工整地填写，凡空白项应用斜杠号表示。记录人必须签名（签全名）并注上日期； 4.3.3 记录一律用钢笔、签字笔填写，字迹清晰、整齐； 4.3.4 凡需审批的记录均应完成全部程序，并签名、注上日期，确保记录的完整性和有效性。 4.3.5 记录一般不允许更改，如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠或双杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人姓名及日期。 4.3.6 记录确属有误要经重大更改，应由主管部门负责人审批，同意后方可更改，并加盖“更改”印章，保留原始记录。 4.3.8 记录是管理体系运行的客观证据，是实施数据分析，统计技术应用的基础，应使用记录进行统计分析，为决策和提供有效的改进提供证据。 4.3.9 填写人员须对记录的内容负责。 4.4 记录收集和检索 4.4.1 各部门应对接收的记录表格分类登记，建立《质量记录清单》（JH-QP-002-R01），对记录实施动态管理。 4.4.2 各部门相关人员应定期收集本部门使用及其他部门传递的记录，根据记录的分类及数量，按月、季或年度进行装订成卷，成卷的记录应建立卷宗目录，便于检索。 4.4.3 各职能部门使用中的记录应保持整洁，便于查阅。 4.4.4 记录一般仅供本公司内部使用，如需查阅，须经记录管理人员同意，方可查阅；如果合同有规定顾客需查阅及复制有关记录，需经总经理批准后方可进行。 4.4.5 对供应商及外包项目等外来记录应另按分类建立目录。 4.5 记录的传递 4.5.1 记录是实现“基于事实的决策方法”原则的主要信息和证实材料，要按规定向有关同级部门或上级部门传递和上报。 4.5.2 记录传递、上报应按规定的要求进行。 4.6 记录表格的换版 4.6.1 必要时，品管部可对使用中记录表格的适宜性、充分性进行评审，如需要更改，应由更改提出部门填写《文