[管理][流程]P420100文件资料控制程序.docVIP

1.目的 建立公司文件和资料审核、分发及更新程序，使公司文件均能得到有效控制。 2.范围 适用于涉及文件(含资料)编写、审核、批准、发放、回收及更新的部门主管及个人。 3.定义 3.1 质量体系所产生的受控文件共3类： 3.1.1 《质量手册》； 3.1.2 程序文件； 3.1.3 工作文件，包括如下： A.岗位职责； B.相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和管理规定等。 3.2 外来文件：非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件，如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件等。 4.职责 4.1 《质量手册》： 4.1.1 ISO推行小组负责编写《质量手册》及其更新版本； 4.1.2 管理者代表负责审核《质量手册》的内容。 4.1.3 总经理批准《质量手册》。 4.1.4 管理部负责：《质量手册》的分发、原稿的存档及作废版本处理。 注：质量手册的分发参照质量手册控制分发名单。 4.2 程序文件： 4.2.1 各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本； 4.2.3 管理者代表负责审核程序文件。 4.2.4 总经理负责批准程序文件。 4.2.5 管理部负责：分发程序文件；原稿的存档及处理作废版本。 注：程序文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，程序文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。 4.3 工作文件： 4.3.1 相关部门主管负责组织编写本部门的“工作文件”及更新版本； 4.3.2 公司管理者代表负责审核“工作文件”内容。 4.3.3 总经理负责批准工作文件； 4.3.4 管理部负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理作废版本。 注：工作文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，工作文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。 4.4 外来文件： 4.4.1 管理部负责：控制、分发外来文件及更新版本和处理作废版本；存档外来文件。 4.4.2 各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。 5.要求 5.1 总则 受控文件的编写、审核、批准、更改、发行、存档、作废等，按本程序职责说明执行。 5.2 受控文件分发前准备： 5.2.1 文件的编号和批准：文件在经相关部门或个人在编写完成后进行如下处理： A.编号：按照“ 5.12” 的要求进行编号。 B.批准：按照本程序“4.职责”的要求由相应的批准人在文件上签章使文件生效； 5.2.2 受控文件的登记和标识： A.文件批准后并登录于“文件目录”中； B.交分发者的文件可以是原稿、复印件或传真方式。 C.若以原稿或复印件交分发者，则在作为原稿/复印件的文件首页背面盖“受控”章以便识别。 D.若以传真方式送分发者，分发者收到传真后在首页背面盖“受控”章以便识别。 E.对于分发给使用部门的原稿或复印件，应由文件的分发部门在相应的文件的首页正面加盖红色的“受控”章，以表明文件处于“受控”状态。 F.对于非受控文件，如：用于教育培训的文件等，应于首页加盖“参考文件”章，以便识别。 5.3 受控文件分发： 5.3.1 分发前，文件的批准人确定文件分发范围，填写“文件分发名单”，文件分发名单确定的原则是：凡是与文件执行内容有关的部门均应得到相应文件的有效版本。 5.3.2 文件分发者按批准人确定的“文件分发名单”复印文件，并将文件分发给相应的部门或个人。 5.3.3 接受文件人在“文件分发记录表”上签章，作为文件接收的证据。 5.3.4 如果分发的文件是更新版本，分发者应按照原分发范围（即原有的“文件分发名单”）要求文件的接收人出示失效文件，并盖[作废]章做作废处理或当场销毁，分发者在“文件分发记录表”上签章作已处理失效文件记录，作废文件的原稿需保留。 5.4 受控文件的更改： 5.4.1 《质量手册》、程序文件及工作文件需更改时，如涉及文件内容的更改，由申请者填写“文件更改申请”表，经管理者代表审核后经总经理批准，由管理部按照5.3节的规定分发至相关部门和个人。如果只是错字或字数的删减等的更改，则可由管理者代表认可后直接在文件上更改(含原件)，并在更改处签章。 5.4.2 除非有特别指定，受控文件的更改应由管理者代表审核后经总经理批准。 5.4.3 文件内容做小的改动时，须抽换更改的那一页次及版本页(首页)，其余页次内容不作变更。 5.4.4 更改版本号整数位或更改页码时，整份文件换为新版。 5.4.5 文件版本更改准则 A.文件的首版，其起始版本号应为1.0。 B.凡是对文件中一般的非原则性差错的更改，每更改一次应顺次提升版本号小数点后面的一位数，如由1.0改为1.1由1.2改为1.3…等。 C.凡是文件更改中涉及系统的主要内容或需要增、减页次等，应更改版本号整数位，每更改一次