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会计电算化档案管理制度设计问题分析 【摘要】 会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。因此,电算化会计档案收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行文档或文件就可能通过网关和邮件传入局域网内进行传播。有效地防止病毒入侵，必须安装防病毒软、硬件。 （三）设置防火墙 对于内部局域网，可以通过在路由器上进行相关的设置或购买更为强大的防火墙产品来进行。对于路由器产品而言，可通过内置的IOS防火墙的设置，防范部分的攻击，而购买的硬件防火墙，可以进一步保证局域网的安全性。 （四）信息保密防范 为了保障网络安全，可以利用网络操作系统所提供的保密措施，进行用户名登录注册，设置登录密码。由网络管理员增加用户时，设置原始密码，并在用户登录时自己修改原始密码。对文件目录设置访问权限和密码，以控制什么用户访问什么样的目录和文件。 二、电算化会计档案管理制度 电算化会计档案具有磁性化、不可见及易修改的特点，因此，电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，企业必须加强对会计档案管理工作的管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，并由专人负责管理。一个合理完善的档案管理制度一般包括合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应有定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制定出一旦档案被破坏的事件发生时相应的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。 （一）数据资料管理与保密 机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。 1、现金、银行记账凭证及日记账的输出及保管 现金收付业务要做到日清月结。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印妥为保管。 银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。 2、转账凭证的输入、输出与保管 转账凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。 3、科目汇总表、账簿打印时间 现金、银行日记账每天打印；银行余额调整表每月打印一次；总分类账和各种明细分类账每月打印一次；现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。 （二）数据备份管理 1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。 2、在日常工作中，准备两个移动硬盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。 3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。 4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月分别使用两个移动硬盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方，妥为保管。 （三）会计档案管理 1、会计档案立卷 打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。?会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。装订成册的所有会计档案都必须造册登记，分门别类地建立目录并编号保管。会计档案应存放在安全、防火、防水