DC2-0100 管理体系文件控制程序.docVIP

管理体系文件控制程序 1 目 的 确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。 2 适用范围 适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。 3 权 责 3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。 3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。 3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的 评审、管理工作。 3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。技术性文件由总工程师负责管理。 3.5 外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。 4工作程序 4.1 工作流程图 4.2 文件编制的申请与决定管理部/规划，以确保文件的唯一性； 4.2.2 未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一： 1）现行文件中有规定， 如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》； 2）向管理部提出申请，并得到同意。 4.2.3 管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。 4.3 文件分类及编制、审核与批准（见表1） 序号 文件类别/名称 编制部门 审核部门或人员 批准人 备 注 1 管理方针、目标 管理者代表组织 管理者代表 总经理 包括各部门目标 2 管理手册 管理者代表组织 管理者代表 总经理 3 程序文件 管理者代表组织 质量部组织 管理者代表 4 技术文件 生产部 质量部 生产部 质量部 总工程师 5 作业管理文件 归口部门 归口部门组织 分管领导 6 各类表格 归口部门 部门领导组织 分管领导 7 各类计划 归口部门 部门领导 分管领导 按具体文件执行 8 外来文件 —— 归口部门审查适用性 —— 含法规、标准等。 A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。 B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。 C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。 4.4 文件编号 4.4.1 管理文件编号方法 A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。0为版序号。为修订序号。 B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001” 为文件类别号与文件三位数序号。 C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。三级文件是原化工文件系统的，编号以原来的编号表示。 D 表单—文件号后缀两位数，01，02……依次表示。 4.4.2 技术文件编号方法按《技术文件管理规定》执行。 4.5 文件的受控及其标识 .1 在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。 .2 文件的受控与非受控 A 受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件复印的多本管理手册，是手册的文本； B 文件文本，按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”，即： 1）“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等； 2）为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本， 如提供给顾客的管理手册。 C 需受控的文件文本，一般简称为受控文件。 .3 一般情况下，在受控文件加盖“受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。 .4 文件发放前，发放责任部门盖受控章。 .5 对有时效限制的临时性文件、一次性文件( 如内审计划等)，不盖受控文件印章，需要时，可以其它方式(如公司行政公章)明确其效力。 用以记录的表格均不盖章。 文件发放 .1 发放范围的确定文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。 .2 文件分发号：各部门以下表固定代号加分发序号为分发号。例：10-01 部门 总经理室 管理部 生产部 质量部 工程设备部 财务部 固定分发号 00 10 20 30 40 50 4.6.3 发放部门由管理部 4.6.4 发放要求 A 收、发双方应在《文件/回收表》中做好记录。 B 《文件/回收表》留存：部留存。 受控文件清单的控制 .1 受控文件清单的适用对象 A 适用对象：纳入体系管理的通用文件如程序文件、作业文件、法规、标准等； B 不适用对象 1）与体系无关的文件如行政文件：人事任免、会议通知、计