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房地产企业管控体系与OA平台一体化建设 文/深圳赛普爱德信息技术有限公司华南区 雷祥 李钊 随着管理更趋向精细化、数字化，房地产企业应用OA（Office Automation）办公自动系统规范业务管理流程并实现协同办公,已经蔚然成风。然而，大部分中小型房企的OA仅限于信息发布、文档管理、人事行政事务管理，在房地产开发业务处理过程中没有发挥多大作用。这些企业导入EAP (Enterprise Adaption-management Platform) 企业适配管理平台的条件尚不成熟。 因此，如何基于OA平台，实现房地产开发业务的自动化处理，助推企业管理提升，是企业关心的问题。本文重点阐述企业管控体系与OA平台一体化建设的关注重点，以供参考和借鉴。 一、梳理组织管控，明确权责关系 适合企业的组织管控体系，建立明确的权责关系，是实现OA自动化处理业务的基础。 企业发展战略企业管控定位OA平台组织架构部门职能岗位设置岗位说明书部门权责授权管理 企业发展战略 企业管控定位 OA平台 组织架构 部门职能 岗位设置 岗位说明书 部门权责 授权管理 岗位权责 岗位权责 部分中小型房企盲目跟风，寄希望于通过OA解决企业内部管理问题，匆匆“上马”OA系统，OA上线操作后因组织架构、权责划分频繁调整导致OA中的设置频繁更改，严重影响了OA的正常使用。 因此，企业在“上马”OA前，必须首先优化企业组织管控体系。如一家既有本地项目、又有异地项目的房地产企业，在导入OA前必须要明确总部的定位（财务管控、战略管控、运营管控）、对本地和异地项目的管控模式（职能制、矩阵制、项目制）、公司及各项目的组织架构和职能、岗位设置及岗位说明书，同时还要明确总部与项目之间的权责划分、各部门之间及各岗位的权责等。 二、优化业务流程，打通部门之间的协作关系 部分中小型房企在导入OA的过程中，业务流程由IT人员主导设置或由各部门“优化”后交给IT人员进行设置，通常没有经过充分的沟通和交流来解决跨部门协作中存在的问题，导致流程的合理性和适用性不足。这样一来，流程落到OA中，往往会出现执行不顺畅、频繁修订或员工使用意愿不强的现象。因此，流程优化是OA能否在房地产开发业务自动化处理中成功使用的关键。 以房地产企业项目定位模块中的市场调研为例进行说明：应基于OBS（Organizational Breakdown Structure）组织分解结构和WBS（Work Breakdown Structure）工作分解结构，将市场调研工作分解为可交付的工作成果，并明确各项可交付成果的责任部门，同时横向打通各部门之间的协助关系。详见下表。 业务模块 可交付成果 部门 管理层 营销部门 设计部门 其他部门 分管领导 总经理 项目定位 市场调研 1.市场调研计划和方案 负责 参与 参与 审核 审批 2.市场调查数据表 负责 参与 -- -- -- 3.市场调研报告 负责 参与 参与 审核 审批 从上表可以看到，可交付成果是跨部门之间流程流转的载体，故业务流程梳理过程的关键是编制承载可交付成果的表格和模板。设计表格和模板时应尽可能格式化，减少文字描述，通过打钩选择、填写数据、简单说明等方式实现信息的收集或表达。如下表所示。 项 目 概 况 案 名 售楼处 电 话 发展商 投资兴建 企划销售 承建商 物业管理 工程进度 楼盘位置 占地面积 m2 楼盘位置图 建筑面积 m2 住宅面积 m2 容积率 总套数 配套面积 经营性公建 m2 非经营性公建 m2 小 区 规 划 规划设计 建筑设计 景观设计 规划概念 平面特点 景观特点 建筑形态 □高层 □高层和小高层 □小高层 □多层 □小高层和多层 □联体别墅 □联体别墅和多层 环 境 自然条件 地段优劣势 周边环境 市政配套 周边公建配套 调研内容还可包括各阶段销售量、销售价格的关系；按揭银行、按揭政策；相关营销、推广供应商和供应商情况等。 综 合 分 析 编制/日期： 审核/日期: 审批/日期： 三、业务流程OA化，打通岗位之间的协作关系 各中小型房企业务流程在导入OA的过程中，一般会把部门所有事项的审批权限直接交由部门负责人。然而，部门负责人在决策过程中还需线下找相关人员沟通确认，再完成线上操作。这样的操作模式既加重部门负责人的工作负担，又不能在OA中体现部门员工的工作。“最后一步的缺失”导致OA“不接地气”，故业务流程OA化，必须打通岗位之间的协作关系。详见下表。 审批事项 设计部门 成本部门 其他部门 决策层 建筑方案设计成果 建筑设计师发起 结构设计师 审核 设计负责人审核 土建造价师审核 成本负责人审核 审核 副总审核 总经理审批