第4章 表的创建与管理.ppt

2.替换指定内容 在对表进行修改时，如果多处相同的数据要作相同的修改，就可以使用Access的替换功能，自动将查找到的数据更新为新数据。 例4-13 将“学生”表中“籍贯”字段值“湖南”改为“湖南省”。 操作步骤： ①用数据表视图打开“学生”表，选中“籍贯”字段列。 ②单击“开始”选项卡，再在“查找”命令组中单击“替换”命令按钮，弹出“查找和替换”对话框，如图所示。 ③在“查找内容”框中输入“湖南”，在“替换为”框中输入“湖南省”，在“查找范围”框中选中“当前字段”选项，在“匹配”框中，选中“字段任何部分”选项。 ④如果一次替换一个，单击“查找下一个”按钮，找到后，单击“替换”按钮。如果不替换当前找到的内容，则继续单击“查找下一个”按钮。如果要一次替换出现的全部指定内容，则单击“全部替换”按钮。如果单击“全部替换”按钮，屏幕将显示一个提示框，提示将不能撤消该替换操作，询问是否继续。单击“是”按钮，进行替换操作。 4.4.4 表的修饰 1．调整行高与列宽 调整行显示高度有两种方法：使用鼠标和菜单命令。 与调整行高的操作一样，调整列宽也有两种方法，即鼠标和菜单命令。 2．改变字段的显示顺序 在默认情况下，表中字段的显示顺序与创建表时的输入顺序相同。但是，在使用数据表视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示顺序。 3．隐藏与显示列 为了便于查看表中的主要数据，可以在数据表视图中将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。 4．冻结列 当表的字段较多时，在数据表视图中，有些字段水平滚动后无法看到，这就影响了数据的查看。此时，可以利用Access提供的冻结列功能，冻结某字段列或某几个字段列，此后，无论怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左侧。 5．设置数据表格式 在数据表视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。如果需要，可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式、颜色和表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作方法是：用数据表视图打开要设置格式的表，根据需要设置的项目，单击“开始”选项卡，再在“文本格式”命令组中单击相应命令按钮。 4.5.1 将表中的记录排序 1．排序规则 不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下。 ①对于文本型字段，英文字母按A到Z的顺序从小到大，且同一字母的大小写视为相同；中文按拼音字母的顺序排列，靠后的为大；文本中出现的其他字符(如数字字符)按照ASCII码值的大小进行比较排列。西文字符比中文要小。 ②对于数字型、货币型字段，按数值的大小排序。 ③对于日期/时间型字段，按日期的先后顺序排序，靠后的日期为大，如“#2013-3-15#”比“#2010-3-15#”要大。 ④数据类型为备注型、超链接型或OLE对象型的字段不能排序。 ⑤按升序排列字段时，如果字段的值为“空值”，则将包含“空值”的记录排列在最前面。 4.5 表的操作 例4-5 将“学生”表中“入学成绩”字段的取值范围设在0～750之间，如超过范围则提示“请输入0～750之间的数据！” 操作歩骤： ①打开“教学管理”数据库，右键单击“导航窗格”中的“学生”表，在弹出的快捷菜单中单击“设计视图”命令，在设计视图中打开“学生”表。 ②选择“入学成绩”字段，在“字段属性”区域中的“有效性规则”文本框中输入表达式“＝0 And ＝750”，在“有效性文本”文本框中输入文本“请输入0～750之间的数据！”。 也可以单击“有效性规则”文本框右边的省略号按钮来启动表达式生成器，利用表达式生成器输入有效性规则表达式。 这里输入的表达式是一个逻辑表达式，表示入学成绩大于等于0并且小于等于750，即在0~750之间。有效性规则的实质是一个限制条件，完成对输入数据的检查。 ③保存“学生”表。 6．“必需”属性 “必需”属性即表示必须填写内容的重要字段。“必需”属性取值有“是”和“否”两种，当取值为“是”时，表示该字段的内容不能为“空值”，必须填写。一般情况下，作为主键字段的“必需”属性为“是”，其他字段的“必需”属性为“否”。 7．“索引”属性 当表中的数据量很大时，为了提高查找和排序的速度，可以设置“索引”属性。此外，索引能对表中的记录实施唯一性控制。 在Access中，“索引”属性提供3种取值。 无：表示该字段不建立索引(默认值)。 有(有重复)：表示以该字段建立索引，且字段中的值可以重复。 有(无重复)：表示以该字段建立索引，且字段中的值不能重复。这种字段适合作为主键，当字段被设定为主键时，字段的“索引”属性被自动设为“有(无重复)”。 例4-6 为“学生”表创建索引，索引字段为“性别”。 操作步骤： ①用设计视图打开“学生”表，选择“性别”字段。 ②在