凭证管理取的详细设计.docVIP

第3章 凭证管理的详细设计 习题及其参考答案 常用摘要具有统一维护共同使用和个人维护并使用自己的常用摘要两种方式，说明那种方式更加合理？为什么？在系统设计中如何实现两种方式兼顾？ 参考答案 在凭证管理系统中，凭证录入是关键环节，能否快速、轻松、方便地完成凭证录入，并确保录入的数据准确、完整是凭证管理系统设计的瓶颈问题。然而在凭证录入过程中，由于摘要需要输入较多汉字（账套语言设置为“汉字”），而其他数据项录入则相对简单，因此，简化摘要输入就显得尤为重要。简化摘要输入的方法主要是利用常用摘要字典来实现，将常用摘要存储在该字典中，在凭证录入时摘要便可从该字典中选取。其实现方法有两种：第一，由账套主管或指定的人员来建立并维护公用常用摘要，其优点是可以做到摘要的系统化、标准化、规范化，可以利用摘要来进行必要的统计分析，其不足是摘要维护不能及时进行，摘要使用不方便，必须由指定人员录入后方可使用，且摘要太多，查找不便；第二，每个用户建立并维护自己的个人常用摘要，其优点是更加符合个人的习惯，体现个性化，维护及时，随时使用随时维护，且摘要不多，查找方便，其不足是摘要不系统、不标准、不规范、不便于必要的统计分析，在不用摘要进行统计分析的情况下，该方法比较适宜。由此可见，两种方法各有优缺点，比较好的解决方法是在账套参数设置时，由系统管理员或账套主管根据本单位的实际需要自行选择。 说明会计信息系统中，凭证类型是否有必要加以区分，并说明分与不分的利弊。 参考答案 有些软件仍然迁就过去的手工处理习惯，设计对凭证进行分类的功能，在账套参数设置中将凭证类型设置为收款、付款、转账等，并对其分别编号，这在会计信息化环境下已完全失去意义，无论是凭证查询，还是账务处理都没有必要对凭证进行分类，只用一种统一的记账凭证，这不仅能做到查找方便，迅速，而且还能省去操作中的麻烦，简化系统设计和程序设计，提高计算机处理速度。 在不分类情况下，建议凭证号采用按月连续编号，凭证号由6位编码组成，其编码方案为：月份（2位）+月份凭证顺序号（4位），并将该编码方案在软件中固定下来，不允许用户选择，这样设计的原因有两个：其一，该凭证编码方案具有明显的优越性，由凭证号的前两位即可知凭证的所属月份，由后四位便可知凭证在所处月份的顺序号；其二，可以简化系统开发工作，增加诸多凭证分类方法，既无实际意义，又增加系统的复杂性。凭证号由系统根据账套数据字典中的“当前月份”和“月凭证号”两个数据项自动生成。 在凭证录入功能中，设计了引入、输出、查询、复制、冲销等功能，并设计了简化摘要和科目的助记输入功能，这些功能虽然可以提高系统的可操作性，但编程实现难度较大，且由于功能交叉可能影响系统的稳定性，在国外同类软件中一般不设计这类功能，对此如何认识？ 参考答案 在凭证录入功能中，设计引入、输出、查询、复制、冲销等功能，并设计简化摘要和科目的助记输入功能，虽然编程难度较大，而且由于功能交叉可能影响系统的稳定性，但这样的设计在国内是必要的。会计软件的功能设计必须以满足用户的需要为前提条件。特别是在一些信息系统不健全、自动化程度不高、大量内部数据不能实现自动结转的企业，凭证录入在其日常工作中使用最频繁，因此要求具有友好的界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证入工作。设计这些功能可以大大提高操作员的工作效率，加快填制凭证速度。 在国外财务和会计具有完全不同的职能，会计的主要职能是按财务计划和有关负责人签字进行正确核算，且国外企业大多自动化程度较高、信息系统比较完善，几乎全部内部数据以及相当一部分外部数据都能实现自动结转，因此，凭证录入工作量小、分散且简单，因此，没有必要为此设计复杂的操作界面。另外，国外财会人员的素质也较高，对操作界面的要求也很少。 随着企业信息化水平的提高，凭证管理是否能够完全融入其他业务管理系统中，为什么？凭证是否需要审核，审核是审核记账凭证还是审核所涉及的具体业务，为什么？ 参考答案 随着企业信息程度的提高，会计信息系统将逐步与其它业务管理系统实现整合，而企业会计数据几乎全部来源于业务管理系统，因此，绝大多数凭证都应由其它业务管理系统自动产生，需要手工录入的凭证将越来越少，整个凭证管理系统也将融入其他业务管理系统。 在国内，凭证必须进行审核，经审核后的凭证才能进行记账处理，其流程为：凭证填制（或系统自动结转生成凭证）→审核→出纳→记账。凭证审核的内容主要包括检查记账凭证与原始凭证是否相符、会计分录是否正确、是否合法合规等。其目的是防止错弊。自所以如此是因为：第一，必须按国内审计制度的要求进行会计处理；第二，国内企业财会人员素质不高，制证时可能发生差错。 在国外，一般不对记账凭证进行审核，而是在具体业务发生时或发生前对具体业务进行审批，一切按计划书执行，没有计划的事宜概不审批，一旦审批即