费用控制及备用制度.doc

费用控制及备用金管理制度 为严格控制公司费用开支和严肃备用金领用管理，特制定本制度： 一、费用控制 费用控制得主要范围主要包括办公费、业务招待费、差旅费、印刷费及广告宣传费等。 （一）办公费用 1、办公费用包括日常办公用品支出、公司办公电话和网络使用费、电脑耗材等； 2、日常办公用品统一向办公室领用，月末由办公室按领用人进行统计报财务部。日常办公用品领用原则采取定额制，具体由办公室会同财务部按细目确定定额； 3、公司办公电话和网络使用费由财务部根据话费清单注明的号码分部门进行归类，每月末将电话费用情况上报财务部； 4、电脑维修、耗材费用等由办公室统一维修采购，月末由办公室按领用人分部门统计后报财务部； 5、财务部每月末统计完上述各项内容后，提出改进意见，同时将本月办公费用支出交由财务主管审核后报总经理。 （二）业务招待费 1、业务招待费包括来访客人的茶叶、水果、饮料等；宴请客人用餐、食品、酒水等；赠送客人、客户的礼品等费用。 2、用于接待及外出各行政职能管理部门办事所需的茶叶、烟酒物品由办公室统一采购、保管及发放。领用人填写接待领用单（附表一）并说明领用事由、需接待或摆放的客人级别、领用品种及数目，经办公室主任审核后，报财务主管批准执行。如需领用香烟数量超过一条（含一条），酒数量超过四瓶（含四瓶）需报总经理批准执行； 3、月末办公室对各部门当月领用招待物品进行统计并上报财务部，由财务部提出改进意见，同时将本月办公费用支出交由财务主管审核后报总经理； 4、限制公司招待陪同人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数； 5、每次招待用餐前应先单独填写招待用餐申请单（附表二），说明事由、接待对象、来访人数、陪同人数、预计金额等。 申请金额在800元人民币以下的申请由财务主管审批，800元人民币以上的申请由总经理审批。 6、每笔招待用餐费用发票应单独审批，不得汇总审批，并由最高级别陪同人员签字后，方可进行审批报销。 （三）差旅费 1、差旅期间发生的火车、长途汽车、市内公交费，根据出差途径的实际票额进行报销。特殊情况下，确需乘坐出租车、软卧、飞机等费用，须提前经总经理批准后方可报销； 2、出差人员住宿费用标准按每人400元/天实行，如两人或两人以上共同出差且符合酒店标准间住宿条件的，住宿费用报销标准酌情减少。住宿费用按实报销（南京市区除外），特殊情况另定； 3、出差补贴（含餐费）标准按50元/天发放，节约归己、超额自付； 4、出差天数以中午12：00为界，按车票时间进行计算，出发时间在当日中午12:00之前的，出差天数为1天，反之为半天；到达时间在当日中午12：00之后的，出差时间为1天，反之为半天； 5、出差过程中，如有受到对方单位接待的，不再享受出差补贴； 6、出租车费的报销，需在车票后面注明发生时间、地点、办事原因，经财务主管审核后交总经理批准，方可报销。 （四）印刷及广告宣传费 1、印刷费主要至广告宣传册、办公用品印刷、礼品及礼品袋印刷、名片印刷等，由办公室统一负责办理； 2、印刷申请须按实际需求办理，由办公室提出方案，报总经理批准后实施，印刷单位应选择两家以上备选，听取其各自价格、付款方式等报价条件后，确定其中一家为日后常年合作单位； 3、广告宣传费主要指各类媒体、宣传材料以及有关营销活动发生的宣传费用； 4、广告宣传费需专人负责，逐笔商谈价格，以期减低费用成本。广告宣传费不得以现金支付； 5、印刷及广告宣传费用由办公室按季统计后报财务部，经财务主管审核后报总经理。 二、备用金管理 1、差旅费领用，由最高级别出差人员填写申请单，写明出差原因、时间、地点、申请金额【按“车费+（住宿+补贴）×出差天数”计算】，经财务主管审核后，报总经理审批，方可领用； 2、出差人员返回公司后，必须在15天内报销清帐，超过时间的，财务部按月利率0.5%收取利息。不报销者，由财务部从其工资中直接扣回； 3、与公司经营有关的备用金领取，有领款人填写申请单，按领款审批程序及权限要求进行，方可领款； 4、领款实行“领一次、清一次”的原则执行，必须自领款之日起20天内结清，超过时间的，财务部按月利率0.5%收取利息。不归还者由财务部从其工资中直接扣回； 5、所有领款，财务部应于每年农历春节放假前，全部清零。 三、上述所有条款将列入相关岗位职责的考核体系 附表一：招待用品领用单 附表二：招待用餐申请单 南京路博科技有限公司招待用品领用单 领用时间 　 领有事由 　 物品名称 　 领用数量 　 领用部门 　 经办人员 　 部门领导签字 　 财务主管签字 　 总经理签字 　 南京路博科技有限公司招待用餐申请单 招待时间 　 招待事由 　 来访人数 　 陪同人员（人数） 　 招待部门 　 预计金额 　 经办人员