IMPA船舶物管理系统.doc

IMPA船舶物料管理系统 大连秋水软件开发有限公司 《IMPA船舶物料管理系统》简介 一、系统流程 物料的申请与采购一直是采用手工查找物料手册、记录物料代码、填写申请单的方式，费时费力，容易出错。《IMPA船舶物料管理系统》将全部具有IMPA（International Marine Purchasing Association）编号的32727种物料及其详细规格、图片输入到数据库中，实现了对物料的自动模糊查找，并能自动生成物料申请单，发送到船舶公司，经公司审核后，由公司自动生成电子邮件发送给供应商询价，供应商供货后，经船上确认，自动调整物料库存，从而形成物料进、销、存的自动化管理，同时可形成各种对比分析图表，帮助船舶公司分析物料的供应与使用，加强管理、杜绝跑冒、节约成本。 二、系统特点 1、物料管理系统包含了IMPA发布的Marine Stores Guide 第四版的全部32727种物料的编号、中英文名称、规格、图片，内容全面，查找快捷，准确。 2、所选物料自动加入申请单，避免了打字的繁琐，提高了工作效率。 3、系统实现了物料的申请、询价、订货、收货、库存统计的全程自动化，使数据信息在船舶、船舶管理公司、物料供应商之间流转，一次性录入物料申请单，询价单、供货单、收货确认单、库存统计等全部依序自动产生，提高效率，减少误差。 4、详尽的图示物料使用分析统计，可以对比单船不同时间、各船、各船各部门的物料使用情况，从而帮助管理者控制成本，减少跑冒。 《船舶物料管理系统》流程图 系统分船用版、管理公司用版、物料供应商用版，分别设置不同的功能，具有不同的侧重，并可根据企业的情况量身定做特殊的功能，灵活实用。 三、系统模块与功能结构 《IMPA船舶物料管理系统》分为物料信息管理、物料申购管理、供应商管理、物料使用分析统计、物料申请模板、系统设置等六大模块。 模块划分: 序号 模块名称 功能解释 1 物料信息管理 物料信息的查找、编辑等 2 物料申购管理 物料申请、询价、确认、收货确认、查询等 3 供应商管理 供应商信息查询、编辑 4 物料使用分析统计 各船、各部门的物料使用情况统计 5 系统管理 系统参数，用户参数设置，权限分配等 6 物料申请模板管理 物料申请模板的设置、修改等  四、功能说明 系统主界面 图1 系统主界面 2、物料查找与编辑 物料查找：通过物料的IMPA编号或物料的中、英文名称进行查找，找到物料后，点击‘加入定单’按钮，即可自动将物料加到订单中。 图2 物料查找 物料编辑：根据用户的实际需要，自行增加、修改或删除物料信息，更新物料图片。 图3 物料编辑 图4 物料详细信息 3、物料申请与查询 物料申请单的生成有两种方式：一是在查找物料时，将找到的物 料自动加到申请单中；二是通过输入IMPA号或物料名称，填写物料申请单。物料申请单分表头和明细两部分，填写物料时，在明细页的下放会自动显示该物料的历次申请数量和申请时间。 图5 物料申请单表头 图6 物料申请单明细 1）每月、每季、每航次需定期补充的物料，可以制作模板，在生成申请单时，直接由模板导入，这样避免了数据的每次重复输入，使操作更加快捷、方便。 图7 物料申请模板导入窗口 2) 根据模板生成，单击打开物料申请模板窗口，选择一条模板记录后导入到当前申请单中，可以将申请单自动转成Excel文件，保存到磁盘或机器的硬盘中，作为电子邮件的附件发送回船舶物料公司。 图8 由物料申请单自动转成Excel文件 3) 可以把转成文件的申请单通过电子邮件自动发送给船舶管理公司。 图9 E-mail发送窗口 对物料申请的查询即可按船、部门、港口和申请日期进行；也可按IMPA编号及物料的中、英文名称进行。 图10 按船、部门、港口和申请日期对物料申请进行查询 图11 按IMPA编号、物料的中英文名称对物料申请 4、物料询价 将物料申请单提交到船舶管理公司后，管理公司可以将船舶提交的申请单直接导入到询价单中，自动生成