办公室实务2.doc

办公室实务：办公室含义：就是办公的场所。广义，泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室，实验室等。狭义，是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如教师办公室，护士办公室，厂长办公室等。特指的，党和政府机关，企事业单位内的综合办事机构。专指的，某种专门的独立的办事机构。书中涉及是第三种含义。 办公室职能：政务（或业务）服务和事务管理。事务管理具有的特征：1服务性2分散性3专业性4主动性5繁杂性。 办公室实务的范围：办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主。所以办公室实务通常被称为文秘工作或秘书工作。 我国文秘工作可归纳为15项：第一文书撰写（上司口述或会议记录，整理，文件起草，修改，润色等）第二文书制作（打字，复印，编排，装订等）第三文书处理（收发，传递，办理，立卷等）第四档案管理（归档，鉴定，管理，提供等）第五会议组织（准备，记录，文件，善后等）第六调查研究（计划，实施，分析，研究等）第七信息资料（收集，整理，提供，储存等）第八信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）第九接待工作（日常来访与计划来访接待，安排，服务等）第十协调工作（政策，工作，地区，部门，人际关系等）第十一督查工作（政策推行或决议实施的督促，检查等）第十二日程安排（为上司安排工作日程，会唔及差旅事宜等）第十三日常事务（通讯，联络，值班，生活，管理等）第十四办公室管理（环境，设备，经费等）第十五：其他临时交办的事项。 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒃协助上司准备财务等报告；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员；21、搞好会务工作22、复印资料 3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。 办公室环境布置的目的：1创造舒适而又工作效率高的环境2塑造组织形象3建立挡驾制度4有利于保密工作。 办公室环境布置的内容与要求：1办公室的配置2照明3色彩搭配4隔音5空气调节6盆景，挂画等。办公室环境布置的目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。 传真机使用应注意的地方：1发送前检查原稿质量，纸张太厚太薄的文件，有皱摺，卷曲，潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞，损坏等现象，还应该将文件上的紧固件去除，以防出现机器故障。2发送文件应该用本公司的标准传真格式，并遵守公文的写作规范，在传真机的首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。3如果需要对方协助抄送时，应该在文件的正文前面加以说明，列明抄送范围。4如要发送的文件很长，要先打电话给对方协商合适的发送时机，或发送的方法。5文员应该注意对文件的保密，不用传真机发一些私人的或机密的图文，如确实要发，也要对方在传真机前守侯，发送到指定传真机上，发送后再确认收到。6不要用传真机发感谢信，祝贺信或吊唁信，以示对客户的尊重。 办公室的整理：1上司办公室和接待室的整理2清理和清扫的方法3文员办公室的布置 文员的工作指导思想：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程。计划：1分了解工作内容。了解工作的重要性，紧急性和上司的期待性。2思考以什么方法进行效率会最佳。上司分配两项以上任务时，必须为工作排定优先顺序。实施：1查是否按预定目标顺序进行工作，随时加以修正，调整，并向上司报告。认真正确执行上司给予的任务。3配合上司预期的期限。检查：分析计划和实绩的差异2把原有或同类的工作加以比较总结，取长补短。 “优先顺序”处理工作：第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 文员管理时间的方法：1定好目标2作出选择3计划你的时间4把工作分配给助手去做5学会谢绝浪费时间，无关紧要的不速之客。6尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静，有效的时间段去做。7提高交流效率，避免重复对话和返工8避免和同事浪费时间