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公文制发程序 (五)公文制发程序 公文办理(亦称“办文)，分发文和收文。其管理机构是各级机关的办公厅(室)，并设立文秘部门(综合处、秘书处等)或者配备专职人员、文秘人员负责。这里只涉及“发文”的一部分。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。我们以写作为主线，归纳为五步讲述，并旁及一些必要的知识。 1．拟稿 公文的草拟，一般是“谁主管的事，谁拟稿”。拟稿有两步：一是拟意，一是拟文。拟意就是提出或决定应该写一份什么内容的文件办理什么事，又可分为“交拟”和“提拟”两类。“交拟”是领导人或领导层决定拟文，将任务和事项、内容和文种、意图和依据、决策或情况、要求及时间等，交代给办事部门或职能部门或专人，去考虑草拟；“提拟”是办理机构或职能部门或干部个人，觉得应发个什么文件给什么单位解决什么问题，经调研、思考、讨论，向领导或有关部门建议，经同意交拟或由本部门议拟。拟文，就是草拟文稿，按“交拟”或“议拟”的意向起草初稿。可指定专人或文秘部门、业务部门，也可组织写作班子，视情况而定。起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。 草拟公文应当做到： ①符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。 ②全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。 ③观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。 @yfll~th，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。 ⑤人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。⑥文种格式使用正确。⑦杜绝形式主义和繁琐哲学。拟搞过程中因征求意见、讨论修改，往往要经过几稿。所有草搞都不用带版头的公文纸印，并且要在标题下注明“初稿”、“征求意见稿”或“讨论稿”；讨论通过后拟送领导人签发的叫“送审稿”，要用“拟文纸”书写，填写拟稿人姓名和起文时间。草稿不能送审，不具正式文件的效能。个人不应保存应当存档或销毁的公文底稿。 拟文稿纸，1951年的《公文处理暂行办法》附件中就有规定，当时是竖写的，1956年中央发文改为横写横排。后来各机关体系根据自己的情况变通印制，近十几年来渐趋规范化标准化，1988年6月国家技术监督局发布《国家公文格式》，同时发布《发文稿纸格式》，1989年3月以后逐步皆应按照国家标准印制本单位的发文稿纸，详见附录，请直接参照。 2．审核 ‘‘送审稿”在提交讨论和领导人审批签发之前，要由机关的办事部门进行审核(又称校核)，协助领导人把关，保证公文质量。按规定审核的内容是： ①报批程序是否符合规定。 ②是否确需行文。 · ③内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整准确地体现发文机关的意图并同现行有关公文相衔接。 ④涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。 ⑤所提措施和办法是否切实可行。 ⑥人名、地名、时间、数字、引文和文字表达、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合有关规定。 不符合要求的“送审稿”不能上送签发，要重新草拟、修改，直至符合要求。审核中如认为符合上述要求，要写出明确的意见，送领导人签发。审批签发后印发前须再校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导复审。如果审核单位和拟稿单位(如秘书部门、业务部门)意见不一致，要迅速反映到有关领导那里去。 领导人审批公文，主批人应明确签署意见，并署名具日；其他审批人也可写意见，圈阅应视为同意。 3．签发 审核合格或讨论通过的公文，要由本机关领导人签发，重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；有的公文，可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。联合行文，要由所有联合发文单位的领导人会签，每人都要在签字之下注明自己的签发日期。联合行文如果意见不一致，要如实反映双方的意见，否则可以不签。 签发有两种，一种是在定稿的拟文纸或签条“拟文处理”上签署意见和姓名，然后印发；签发的原稿本单位保存。一种是在送走的文本上签字，代表机关负责，除主体结构“签发人”部分所作规定外，部门之间有些公文需签名生效。 4．缮印 已经签字的送审稿，就是定稿，是行文的依据。定稿在印制前要经秘书部门复核，然后确定发文字号、分送单位和印制份数，登记在案，就可以按保密规定送排、打字或缮写、分发，即已转人狭义的“发文办理”。其中与写作关系密切的校对是一项严肃的工作，一方面要注意不发生政治陛错误