作業程序書說明： - ccut.edu.tw.docVIP

依據12月10日（三）全校行政業務流程標準化（SOP）執行說明會，將全校SOP分為四個層級： 1.全校性SOP（跨三個處室以上，例如校慶活動、新生報到、畢業典禮、選課作業、公文作業等） 2.跨處室、學群SOP（即跨二個處室或學群之事項） 3.處、室SOP（各處室以下的跨組SOP） 4.組/系內業務SOP 各單位依據上述分類，請行政一級單位及學群先行彙整單位下之目錄，以上述四個層級依序整理。並於12月16日（二）前回傳shmai@.tw 秘書室綜合業務組全校行政業務流程標準化（SOP）執行說明 SOP定義： SOP（Standard Operating Procedure 標準作業程序）SOP單位，請依新格式重新製作或修訂 務必依時程完成各項進度 除提供內部工作準則，希冀各單位能趁機檢討與外部單位間流程的合理性，以利縮短作業時程的及人力浪費。 SOP之文字敘述或流程圖之敘述表達，主題對象應統一以免混淆，或在敘述中即說明主詞。 SOP的主要精神不僅重視過程面，更要強調品質的程序邏輯。因此部分程序為相關者，可以先以總體流程表達，在分述子項程序 如活動可同時進行，應水平繪列，而非垂直繪列 建議同仁或單位間相互參考及檢核，相互擷長補短 預期效益 行政流程標準化及合理化 提昇行政效率及效能 促使校內資源運用最佳化 降低新進同仁學習成本 避免因人員流動而造成業務停頓 避免因部門權責不清而衍生衝突 SOP建立 SOP主要內容 以業務單位為基礎之封面 呈現單位所有業務項目之目錄 業務單位之編制與簡介 依作業別，完成各項作業之詳細程序說明、表格、法規、流程 SOP說明 範例 製作SOP MS Word繪圖工具 作業程序書說明： 文件名稱：作業程序的標題 編號：請依各單位英文縮寫2碼＋3碼阿拉伯數字＋版次以A、B、C呈現。例如：課務組 DC001A(整體編號待全校各單位英文名稱確認後，再一併修正填寫) 版次：以黑體標示目前之版本 製作日期：相對應A、B、C版次修改之日期相對應 頁次：此作業程序書共幾頁 相關表單：列出該程序過程中，所需要之表單，並以附件列之。 法令依據：該作業所依據之相關法令或規章 制訂：承辦人或二級主管一人或二人皆可 審查：行政一級主管；系所為群長 核定： 作業流程說明： 標題：中州技術學院選課作業流程 項別：選課管理（請依分層辦事明細表項目寫） 目別：選課作業（實際作業名稱） 責任者：權責單位或是協辦單位 作業流程圖：（依實際工作內容，分項詳實填寫每一個步驟）作業過程之流程說明圖（以MS VISIO工具繪圖） 注意事項及申請時程：時間點說明或相關條件限制說明。 使用表單：依據作業流程，各階段會使用到的表單說明並請針對使用表單進行編號，編號規則依該作業程序書編號加-01開始編， 例如DC001A-01學生學分抵免退選申請書暨領據 DC001A-02學生加退選繳費單 法令依據：此作業之相關法規或依據 備註：請填入業務承辦人之姓名、聯絡方式 最後請務必記得檢附 1.相關表單 2.相關法令 版面設定： 1紙邊留白：上下左右邊距設為2公分，與頁緣距離各1公分。 2.字替使用：中文字採標楷體；英文採Times New Roman 3.數字規定：依行政院93年9月17日院臺秘字第0930089122號含頒之「公文書寫橫式書寫數字使用原則規定」。 參考網址：.tw/samples/cons0118.htm 4.內容：請用1,2,3,4,5,6阿拉伯數字進行編碼。  公文書橫式書寫數字使用原則 93年9月17日行政院院臺秘字第0930089122號函 一、為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 二、數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 三、數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 四、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。 數字用法舉例一覽表 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會