第5章数据排序筛选与分类汇总解析.pptVIP

第5章 数据排序 筛选与分类汇总 本章章节内容安排如下： 5.1 数据清单 5.2 数据的排序 5.3 数据的筛选 5.4 数据的分类汇总 5.1 数据清单 数据清单是指包含一组相关数据的一系列数据行的集合。 Excel 2007在对数据清单进行管理时，把数据清单看作是一个数据库，数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名，列标题相当于数据库中的字段名。 运用表格中的数据清单可以方便地在数据库中对记录进行各种操作，如添加记录、修改记录和删除记录等，还可快速查找满足设定条件的记录。 5.1 数据清单 1）添加记录 在原有记录的基础上添加一条记录： 1）选择需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，打开新建记录单对话框。 4）依次在对话框的文本框中输入新记录的内容，按【Enter】键便完成添加记录的操作。 2）修改记录 1）选择需要修改记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）拖动对话框中间的滚动条定位到需要修改的记录。 4）对需修改的记录进行修改后，按【Enter】键更新记录并可移到下一条记录继续进行修改。 5.1 数据清单 3）删除记录 1）选择需要删除记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话 框，在定位到要删除的记录后单击 按钮。 3）在打开的提示对话框中单击 按钮即可删除该记录，并自动移到下一条记录。 4）查找记录 1）选择需要查找记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，在打开对话框的文本框中输入搜索的关键字。 4）按【Enter】键将快速显示查找到的记录。 5.2 数据的排序 利用Excel数据排序的功能可以使工作表中的数据按照需要的顺序或规律进行排列，这样可使排序后的数据一目了然，便于对数据进行编辑、分析。 排序的工具按钮位于【数据】选项卡，如下图所示。在【排序和筛选】组中包括【升序】按钮、【降序】按钮和【排序】按钮，分别用于实现简单或复杂的数据排序。 5.2 数据的排序 如果只以单独某列作为排序依据，可以进行简单的数据排序。 （1）选择要进行排序的数据区域。 （2）如果要按升序排序，则切换到【数据】选项卡中，在【排序和筛选】组中单击【升序】按钮。这样，所选中的数据值就会按由小到大的顺序排列，与数值相关的数据记录也会相应发生变动。 （3）如果要按降序排序，则切换到【数据】选项卡中，在【排序和筛选】组中单击【降序】按钮。这样，所选中的数据值就会按由大到小的顺序排列，与数值相关的数据记录也会相应发生变动。 如果排序的数值是字母，则是按字母的先后顺序来排序；如果排序的数值是汉字，则按首汉字汉语拼音的首字母来排序。 5.2 数据的排序 数据排序中出现的问题： 将EXCEL表格按某一列排序时，总是出现“此操作要求合并单元格都具有相同大小”。 解决方法：选中所有单元格，点右键选择设置单元格格式，在对齐菜单下将合并单元格前方框里的勾去掉即可。 5.2 数据的排序 数据的高级（复杂）排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍有相同数据的情况进行的一种排序方式。在Excel 2007中允许对不超过64列的数据进行排序，即最多有64个关键字。 例如，在“期末成绩表”中，按“总分”降序排序，其中三个学生的总分是相同的，如下图所示。 若规定当“总分”相同时以“英语”成绩高低决定排序，当“总分”和“英语”成绩都相同时，以“数学”成绩高低决定排序。 5.2 数据的排序 5.3 数据的筛选 使用Excel的数据筛选功能，可以将不符合设置条件的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录，使用户在数据量大的工作表中快速查找到所需记录子集，对筛选后的子集进行复制、查找、编辑、设置格式、制作图表等各种操作。