0504记录控制序(记录汇总).docVIP

1主题内容和适用范围 本程序规定了公司环境管理体系文件记录的标准格式和管理办法。 本程序适用于公司环境管理体系各种记录的管理。 2 术语 记录--阐明已取得的结果或提供已从事活动的证据的文件。 3 主管部门和分工 3.1 各使用部门负责设计记录样稿格式和内容，以及相关记录的保管。 3.2 质量管理中心负责对各部门设计的样稿进行审定。 4 管理内容和要求 4.1 记录的幅面尺寸 幅面尺寸的选择，依据国标印刷、书写和绘图纸幅面尺寸中A、B系列规定，其部分幅面尺寸如下 单位：毫米 ： 组 号 A B 0 841 ×1189 1000×1414 1 594 × 841 707×1000 2 420 × 594 500 × 707 3 297 × 420 500× 707 4 210 × 297 353×500 5 148 × 210 257×364 6 105 × 148 257×182 7 74 × 105 8 52 × 74 4.2 记录的内容、样稿的审定 4.2.1环境记录内容 环境监测、环境绩效及环境管理所取得的结果。 a）环境因素和重要环境因素信息； b）有关法律与其他要求的信息； c）培训记录； d）信息交流记录； e）运行控制记录； f）应急准备和响应信息； g）检测和测量记录； h）不符合纠正的实施记录、纠正措施和预防措施的实施记录； i）审核过程的信息和审核结果； j）法律法规符合性评审记录； k）管理评审记录等。 4.2.2 记录样稿的设计 由各部门根据实际需要设计样稿，统一编号，规定幅面。 4.2.3 记录样稿的审定 质量管理中心对记录的规范性、统一性格式内容进行审定，审定合格后，方可使用；以软件形式审定的，至少应有一份有效拷贝以软盘或光盘形式保存。 4.3 记录的编号规则 4.3.1二级文件记录的编号规则 E／RSAG G ＊＊ ＊＊ — R ＊＊ 相关文件编号 记录标志 顺序号 企业代号 管理标准 标准章节号 4.3.2三级文件记录的编号规则 ＊＊＊ ＊ ＊＊— R ＊＊ 两位文件序号 记录标志 顺序号 文件类别 （1为管理办法类文件；2为操作规程类文件） 部门代号 各部门代号参考《文件控制程序》中的相关规定。 4.4 记录的保存 4.4.1 依据记录的作用和范围，记录的保存期限分为长期 5年以上 ，中期 2—5年 和短期 2年以下 三类，每种记录都必须注明具体的保存时间和保管部门。一般的电子版本环境记录若无特殊要求，一般保存期为三年。 4.4.2 记录应保存在安全干燥的地方，要防止虫蛀、潮湿和霉变；对于保存在软盘或光盘中的记录应防止压损、磁场和光晒，并将软盘或光盘进行备份，防止贮存内容的丢失。 4.5 记录的要求及管理 4.5.1 环境记录应标识明确，字迹清楚，并具有可追溯性。 4.5.2 填写要求：填写应及时、内容正确完整、字迹清晰，能准确识别不得空项，不得随意更改、涂抹。记录如有误记必须由原始记录人将修改内容用细实线划掉，在其上方或旁边填写正确内容并签字或盖章，若原始记录人由于客观原因不在现场，可由他人代记。 4.5.3 记录由各保管部门档案管理人员按保存分工负责标识、收集、编目、收发、归档、保存、维护和处理，归档方式应便于存取、检索和查阅。 4.6 记录的处理或销毁 记录不得随意销毁，超过保存期限的记录由保管部门档案管理人员列出清单和份数，由保管部门负责人核查，记录销毁时填写文件销毁清单。 5相关记录 记录名称 记录编号 保管期限 幅面 保管部门 程序文件分类记录清单 E/RSAG G0504-R01 2年 A4 质量管理中心 三级文件分类记录清单 E/RSAG G0504-R02 2年 A4 质量管理中心 6相关文件 文件名称 文件编号 备注 文件控制程序 E／RSAG G0405-2007 二级文件 编制： 审核： 批准： 程序文件分类记录清单 序号 程序文件名称 记录名称 保存期 记录编号 保存部门 幅面 1 环境因素识别与评价控制程序 部门环境因素清单 3年（随时更新） E/RSAG G0301-R01 相关部门 A4 2 环境因素汇总评价表 3年（随时更新） E/RSAG G0301-R02 质量管理中心 A4 3 重要环境因素汇总表 3年（随时更新） E/RSAG G0301-R03 质量管理中心 A4 4 法律法规识别及合规性评价控制程序 法律法规及其他要求清单 长期（随时更新） E/RSAG G0302-R01 计划中心 A4 5 合规性评价表 长期（随时更新） E/RSAG G0302-R02 计划中心 A4 6 环境培训控制程序 员工外训申请表 3年 E/RSA