G-03-202记录控制程序.docVIP

××××印刷有限公司 www.XXXX.cn G-03-2012 记录控制程序 版本：C/0 受控号： 引用标准: GB/T19001 idtISO9001：2008 编制人/日期 会审人/日期 批准人/日期  修改 标记 修改 方式 修改内容 文件更改申请单编号 修改 标记 修改人/日期 会审人/日期 批准人/日期 目的 对质量管理体系所要求的记录予以控制，为产品符合规定要求及质量体系的有效运行提供客观证据。 范围 适用于本公司为质量管理体系有效运行、产品符合规定要求提供证据的记录、标识，也包括来自供方记录的控制。 职责 各职能部门按照质量管理体系文件的规定编制相关的记录表式。 相关职能部门负责记录表式的会审。 管理者代表负责记录表式的审批。 质管部负责公司记录表式的编号、外委印刷、发布实施，汇编和维护《记录表式明细表》，保持记录表式的唯一性和完整性。 质管部负责记录的收集、整理、归档、贮存、保管、查阅和处理，并监督检查各部门的执行情况。 各部门负责本部门相关记录的填写、传递、收集、整理、归档、贮存、保管、查阅和处理，并按规定进行有关记录的移交。 工作程序 记录的分类和范围 记录分以下几类 检验记录、检验报告； 检验、测量和试验设备、生产设备控制记录； 物料及生产过程控制记录； 质量管理体系运行中的记录； 其他外来记录。 常用的记录包括： 原材料、半成品、最终产品的检验记录或检验报告； 检验、测量和试验设备的检定证书，自校准记录等； 生产设备记录； 物料进、出库记录； 生产过程控制的生产记录及统计报告等； 质量管理体系运行中的记录，如管理评审、合同评审、供方评价、纠正预防措施，内部质量体系审核、培训、考核、服务等记录； 其他记录，如来自供方的记录等。 记录表式的设置和发布 各部门负责编制各自职责范围内的相关记录表式。 质管部负责编制《记录表式明细表》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录表式进行汇总，并汇集备案记录的原始样本。 质管部根据需要及时对《记录表式明细表》进行维护，保持记录表式的唯一性和完整性。 当记录表式需要进行增加、修改或删除时，由相关部门提出申请，填写《文件更改申请单》，阐明理由，提供记录表式样张，经相关职能部门会审后，报管理者代表批准。 质管部负责对批准使用的记录表式进行编号、外委印刷、发布实施，并在《记录表式明细表》中填写记录表式的变更情况。 各部门填写《文件发放登记表》，向质管部签名领用所需记录空白表。 如新记录表式产生，旧记录表式未使用完，在修改记录时，在《文件更改申请单》说明新旧表式的替用情况，经管理者代表审核批准，可以新旧记录对照表的形式明确记录表的转换状态，旧记录表仍旧可以沿用，用完为止。 记录的载体一般为纸张表格形式或ERP系统数据，也可采用其他载体和形式，如电子媒体、图片、照片等。 记录表式的标识参照《文件控制程序》执行，每一份记录表式均编制版本号、修改版次和唯一性编号。 记录表式因适合内容需要，只作排版上的调整，而不涉及表式内容调整的，不视作表式更改。 记录表式应根据《记录表式明细表》中的规定，标明每一份记录使用完毕后的归档“保存期限”和“保存部门”。 《记录表式明细表》在ERP系统中管理。 记录的填写 数据真实，能客观、准确地反映活动的过程和结果。 内容完整，按规定的记录表式要求填写，如因某种原因不填写的项目，应能说明理由。 及时填写，原则上当天完成的工作应由责任人当天完成记录填写。若因请假、出差等原因不在公司的，可授权委托公司内部其他人员代填。 字迹清楚，表达明确，不得随意涂改录。若确需纠正，应在原数据内容上划一横线，再在旁边适当位置填写纠正内容。不能用铅笔填写记录。 纸张或实体形式的记录，应有记录人的签名和填写日期，相关责任人及负责人审核签名不允许空白。若应签名人员因请假、出差等原因不在公司的，应通过电话等方式告知并确认，等签名人员回公司后，马上补签。 有质量检验标识要求的记录，必须有质量检验标识。 记录内容较多，在表式中填写不下时，可采取附件形式，但内容应根据表式要求完整记录，并在表式中予以注明，附件视同正式记录。 公司鼓励员工应用电脑、网络填写各种记录，特别是长期使用的记录，如各类台帐等。 记录的传递 各部门按质量管理体系文件的规定要求，进行记录的传递，必要时，可使用移交登记表、清单等形式对传递过程进行记录。 不符合要求的记录接收人应拒收或退回，不符合4.4.5和4.4.6要求的记录必须予以退回。 记录的保存期限 本公司所有与质量管理体系有效运行有关的记录均应明确其保存期限。 记录的处理过程一般分为：填写期、使用期和保存