办公室实务技术总结.pptVIP

办公室实务 这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速发展，知识更替日新月异。希望、困惑、机遇、挑战，随时随地都有可能出现在每一个社会成员的生活之中。抓住机遇，寻求发展，迎接挑战，适应变化的制胜法宝就是学习——依靠自己学习，终生学习。 主 要 内 容 第一讲：办公室与文员实务概述 第二讲：办公室的布置与管理 第三讲：电话与电子通讯 第四讲：邮件收发 第五讲：接待实务 第六讲：信访实务 第七讲：会议与会谈实务 第一讲：办公室与文员实务概述 一、关于“实务” 二、办公室实务概述 ㈠、办公室的含义和职能 ㈡、办公室实务的范围和内容 三、文员实务概述 ㈠、文员的工作顺序 ㈡、文员管理时间、费用的方法 ㈢、文员的工作方法 一、关于“实务” 实务：实际事务，要务。——《现代汉语大辞典》 近年来，“实务”一词被广泛使用，如《商贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、《秘书实务》等。 所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业务”意指个人或某个机构的专业工作。 所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。 ㈠、办公室的含义和职能 1、办公室的含义 2、办公室的职能 3、办公室事务管理工作的特征 1、办公室的含义 ——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。 2、办公室的职能 3、办公室事务管 理工作的特征 ㈡、办公室实务的范围和内容 ——办公室实务就是指办 公室的工作事务和操作实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员. 1、我国办公室实务的主要内容 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容 1、我国办公室实务的主要内容 ⑴文书撰写（会议记录等） ⑵文书制作（打字、复印等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑹调查研究（计划、实施等） ⑺信息资料（收集、整理等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⑼接待工作（各种来访的接待） ⑽ 协调工作（政策等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑿ 日程安排（各种日程） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⒁ 办公室管理（环境等） ⒂ 其它临时交办的事项 2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容 ⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务； ⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料 3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容 ⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。 ㈠、文员的工作顺序 第一、确定文员工作的指导思想 第二、按照“优先顺序”处理工作 第一、确定文员工作的指导思想 ——文员在工作时，首 先要仔细制定计划。然后 根据计划去实施，并严格 检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮 助和启示。只要能按照制 定计划、实施、检查这三 个步骤进行，文员工作就 能科学、高效地完成。 第二、按照“优先顺序”处理工作 如何决定工作的优先顺序呢？ ㈡、文员管理时间、费用的方法 1、管理好文员自己的时间 ——成功管理好自己的时间 会使文员的工作更顺利、生 活更愉快！ 2、文员要学会节约开支 ——文员要有主人翁意识， 仔细管理钱财和物品，学会 节约开支，避免浪费应成为 每一个文员都要追求的目标. ㈢、文员的工作方法 ⒈请示方法与报告方法 ⒉计划方法和总结方法 ⒊受意方法 ⒋传达方法 ⒌进言方法 ⒍变通方法和挡驾方法 ⒎分工方法和合作方法 ⒈请示方法与报告方法 请示：是指文员工作上有 疑难，无法处理时，向上 司请求指示，或无权处理 时，向上司请