单份文件归档整工作流程.doc

《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明 一、适用范围： 流程（一）适用于各部门年终移交由档案室统一整理归档的单位； 流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位。 对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。 二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前，必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题： 1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定； 2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况； 3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定； 4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确； 5、符合单位及各部门实际，尽可能细化； 6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。 单份文件归档整理方法操作简图（流程一） 单份文件归档整理方法操作简图（流程二） 流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档 流程 操作步骤 控制措施与质量标准 1、收集 1、每年的1-2月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》； 1、收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料； 2、收集的时间：每年的1-2月份，由档案室提出要求； 3、收集的要求： 应归档材料须齐全、完整； ②注意收集在电脑上起草文件的电子版本。 2、档案室应做好接收的登记汇总工作，对各部门移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记； 3、档案室依据归档范围，参考本单位收发文登记本和印章登记本等，检查各部门移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续 。 4、分类 1、分年度:把文件材料按形成年度分开 文件的“形成年度”是指文件的成文日期 2、分机构(问题)或文号:在同一年度内按机构（问题）或文号分开 1、按文件的形成或承办部门来确定应归入的机构。 2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。 3、分保管期限:同一机构（问题）或文号内按不同的保管期限分开 分类方法应保持相对稳定 5、编制页码 在文件正面的右下角、背面的左下角编上页码 无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡没有页码（单页的除外）的，均须编制页码。各部分已有独立页码的，只需合并计算页数。 6、装订 1、一般应去掉文件上原有的易生 锈的金属物； 1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。 2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。（白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用） 2、将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或左侧装订。 3、有电子版本的可用袋装，不另装订。 4、短期的可不拆钉。 7、排序 1、先把同一保管期限的文件排在一起 1、可按每个机构永久、长期、短期三条流水号排列归档文件； 2、也可按整个单位每年只编永久、长期、短期三条大流水号。但同一保管期限内各机构（问题、文号）的排列顺序应保持相对固定； 3、尽可能将有内在联系的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议的）文件材料排在一起； 2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）的文件排在一起 3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后排列 8、盖档 号章 在文件上方空白处盖上档号章 1、档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方； 2、把其中的全宗号、类别号、期限、年度、机构（每年归档文件只编永、长、短三条流水号者可不填机构代号）、件号（件号必须 做到不重号、不空号）填好； 3、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，其中的项目可一次完成。 9、电脑 著录 把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统 1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索； 2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称或代码（不分机构排列的单位不著）、件号； 3、题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词录入； 4、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有 题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。 将重拟的题名附于原题名后，外加“[ ]”； 5、有副题名的应录入；