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会议组织流程手册 会前工作 接受任务并制定方案 工作项目 工作内容 接受任务 明确会议有关要求，了解相关信息，包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会单位、人员情况等）、场地要求等 考察会议场地 根据会议要求、规模及重要性，初选酒店（可三家）并进行实地考察。了解备选酒店以下信息：酒店会议室、宴会厅、住房情况及档期；预订会议室、客房及相关场地，并了解价格等信息 汇报考察情况 汇报备选酒店情况，包括酒店总体情况，房间类型及数量和价格，会议室的面积及容纳人数，会议室和价格，餐饮设施，周边环境，交通情况等综合信息，提出会议酒店选择建议 报审会议筹备方案 编写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议程、参会人员、会务组织机构、会议预算等 筹备分工和组织实施 ①接到会议指令后，大致了解决策层意图，对会议召开的类型、时间、地点、参会人员、会期、规格、标准等有统一认识。 ②对人员做出分工 ③由（住房、餐饮、会场）负责人寻找、选择好会议地点，经领导确认。 在会前至少一周确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。 ④根据询价结果，由（采购、预算、结账）负责人做出详尽预算，报领导审批后提前借款。 依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。 ⑤会议通知由（会议材料）负责人草拟并经领导审批后及时下发。 ??在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员 等事项。 ??结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前一周 发出。 ⑥在通知规定的时间前，由（交通安排）负责人统计好开会人员的往返行程，同时做好所有人员的参会名单表，要求包括：姓名、性别、单位（职位）、通讯方式。 ⑦每项工作完成后，由总协调人进行检查。 ??在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图。 二、会议组织阶段 ①住房安排→②餐饮安排→③会场安排→④交通安排→⑤物品的采购及准备→⑥检查 工作项目 负责人 工作内容 住房安排 （住房、餐饮、会场）负责人 确定好房间价格，房间类型，间数，根据不同规格的会议要求配放鲜花水果等，根据不同会议要求规定房间是否可以签单。 餐饮安排 （住房、餐饮、会场）负责人 确定好会议期间多少早餐，多少正餐，落实安排到每一餐饭，统计好用餐人数，定好用餐标准、菜单。 ??要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。 ??要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。 会场安排 （住房、餐饮、会场）负责人 确定好会场人数，横幅内容，欢迎水牌内容，鲜花的摆放，桌签人数及名称，主席台人数及摆放，演讲台摆放，座位摆放形式及人员顺序，落实投影仪、电脑、话筒、音响及操作人员，提前将发言嘉宾的PPT拷进电脑，茶歇的形式与落实，拍照、摄像、录音人员的落实。 （如有颁奖，在会议召开前一天拿到颁奖文件，确定颁奖流程，确定颁奖、领奖人员（考虑到座位的排放），确定礼仪人员，条件允许的前提下尽量进行彩排） 交通安排 交通安排负责人 制定好与会人员的行程表，确定好接送的工作人员，落实到人。 ??了解会议日程，根据日程制订车辆使用计划，主要包括公司领导用车、本地参会人员用车、外地参会人员用接待用车、开会期间临时车辆、开会期间外出用餐车辆和会议结束后外地参会人员返程用车等几方面。 （1）公司领导用车 主要根据公司领导参会人数安排车辆使用，包括车辆安排，几点出发，几点到达和领导的其它用车。 （2）本地人员用车安排 根据参会人数安排车辆乘员，几点出发，几点到达。 （3）外地参会人员接待用车 了解外地参会人数，使用何种交通工具、需要派车接待的人数、预估行李数量，如车辆调度不开时需要提前通知参会人员、了解到达机场、车站的准确时间，如有晚点需要临时调整车辆安排，。 （4）开会期间临时用车 根据会议日程，安排车辆待命。 （5）开会期间外出用餐车辆 根据参会人员在外用餐的地点、时间、人数来安排车辆。 物品的采购及准备 采购、预算、结账负责 准备好所有参会人员的名单、通讯录，文件袋的准备（会议材料、日程安排、笔、本子、餐券等装袋，并协助拿到酒店），茶歇水果的购买（协助摆放至会场、房间），酒水的购买（并协助拿到酒店），礼品的购买。 ??茶歇的采买 依据会议的长短