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文件编写培训资料 0.目录 0.目录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．…1 文件的概念．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2 文件存在的形式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2 文件架构．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2 各阶文件的定义．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2 各阶文件的举例．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2 文件的精神．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2 管理制度建立之程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3 文件制作流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3 文件撰写的原则及要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3 文件撰写的考虑方式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4 文件正文的格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4 文件的编号．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4 文件版次的控制．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5 文件副本号的控制．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5 范本．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6 附图．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11 附表．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．21 1.文件的概念 指导工作的经审批的要求（本教材中所说的文件均指一般文件） 2.文件存在的形式 文字 图纸 图样 表格/表单 电子媒体形式：如磁带、录像带、胶带、磁盘、光盘 实物 3.文件架构 见图3-1 4.各阶文件的定义 第一阶：手册 为向客户与员工说明公司政策作法的指导纲要，如：公司手册、部门手册 第二阶：程序书（程序文件） 公司内部各相关单位，为达成某一项活动时与其它单位进行分工的工作程序。 第三阶：工作文件 某单位为达成某一项作业时，必须依据使用的指导文件或说明文件 如：工作说明书、检验/检查规范书、量规仪器操作规程、外来文件/标准，如：CNS、JIS、ISO 第四阶：表单 作业进行时填写记录所使用的表单。 5.各阶文件之举例 主题：吉士汉堡包制作 第一阶文件：手册（政策宣导） 本公司的汉堡包含有丰富蛋白质与维他命C，保证新鲜。 第二阶文件：程序书（工作流程） 汉堡面包向美乃斯面包店进货，牛肉饼与起士向远东公司采购，鸡蛋向新竹市场采购 采购由阿C负责进行，采购回来交阿C进行煎蛋与加工等工作，加工完成交阿B进行包装工作。阿呆负责抽检工作。 第三阶文件：工作文件 煎蛋油温须达500℃以上，每面须各煎两分钟以上，每隔三十分钟以温度计量油温，并记录于“温度记录表”。 第四阶文件：表单 温度记录表 6.文件的精神 文件须有涵盖性 -------可涵盖ISO 9001/ISO 14001/QS 9000等条文的要求。 文件合理化，具有说服力 -------制度合理，执行者愿意配合。 文件具有可操作性 文件内容简明扼要，清楚明白。 -------让新进人员便于进入工作状况。 7、管理制度建立之程序 见图7-1 8、文件制作流程 见图8-1 9、文件撰写的原则及要求 9.1文件设计的原则 手册、程序文件的内容可精练些 工作文件即三阶文件内容要全面 引用关系清晰：手册引用程序文件、表格；程序文件可引用程序文件、工作文件、表格。 9.2文件撰写之要求 9.2.1格式规范化 纸张大小 装订位置 首页与内页项目的一致性 9.2.2章节区分规范化 9.2.3章节编号规范化 9.2.4文件编号规范化 9.2.5版次、页次、生效日期规范化 9.2.6名词术语、引用之文件名、表单名规范化 9.2.7图文并茂 9.2.8前后一致，不得矛盾 同份文件不得前后矛盾 不同层次的文件，同一层次的文件之间不得矛盾 9.2.9具有可操作性 如用力要均匀，长度不良，适当位置等不确定的字眼 9.3对于过程控制的文件，描述其参数时 尽量少用具体的参数描述 可讲明控制过程参数的原则 可以由PQC/检查人员首件确认产品合格来控制过程参数 9.4检验/检查文件 要体现如下六个方面的内容 检验/检查项目 检验/检查方法 检验/检查标准 抽样标准即检查水平 缺陷分类 判定准则即AQL 10、文件撰写的考虑方式