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渤海财产保险股份有限公司 单证销毁细则 为规范单证管理流程，有效防范单证销毁的风险，现将单证销毁细则规定如下： 一、销毁单证条件： 因格式变动、过使用期限及险种停办等原因，不再继续使用的空白有价单证。 二、销毁流程： （一）单证回收： 待销毁有价单证实物必须收回到分公司库存，且系统中为二级机构库存状态。 （二）编制《有价单证待销毁清单》 《有价单证待销毁清单》见附件1 注意： 1.单证类型必须按印刷名称填写完整； 2.印刷流水号为有价单证上所印流水号； 3.销毁原因填写：格式变动、过使用期限或险种停办等原因（销毁原因不在上述原因内，要详细说明）； 4.通过WORD填写清单。 （三）上报销毁申请 通过ＯＡ系统“有价单证销毁审批流程”上报待销毁清单，流程如下： 分公司计划财务部单证管理员发起申请（OA系统新建流程－有价单证销毁审批流程，上传《有价单证待销毁清单》）→分公司财务部负责人审批→选择会签部门（业务管理部、综合管理部）→分公司会签部门审批→分公司负责人审批→总公司计划财务部单证管理员初审→选择总公司会签部门（车险部、财产险部、金融保险部及产品精算部）→总公司计划财务部负责人审批→总公司会签部门审批→发起人归档 （四）单证实物销毁 销毁申请经总公司相关部门批准后，分公司计划财务部编制《有价单证销毁清单》（见附件2），由分公司综合管理部联系当地具有销毁有价单证资质的印刷厂，在分公司计划财务部、业务管理部、综合管理部销毁监督人员监督下送印刷厂销毁，印刷厂在《销毁证明》上盖章确认（见附件3）。 注意： 1.销毁清单填写要求同《有价单证待销毁清单》 2.分公司签章，分公司、各部门负责人及经办人签字齐全。 3.《销毁证明》由印刷厂签章，且与《有价单证销毁清单》一并加盖骑缝章。 （五）单证系统销毁 有价单证实物销毁后，进行系统销毁操作，保证已销毁有价单证系统状态为“销毁”，严禁在实物销毁前进行系统操作。 销毁操作流程如下： 登陆业务核心系统，进入“单证销毁”(如下图所示) 输入需要销毁单证的机构、单证类型，印刷流水号，点击“检索”（如下图所示） 选中需要销毁单证，点击“单证销毁”，销毁后单证可在单证查询中显示销毁状态（如下图所示） （六）销毁文件存档及报备 单证实物销毁及系统操作完成后，将销毁文件按要求存档及报备。《销毁证明》及《有价单证销毁清单》共为一份销毁文件，销毁文件一式三份，一份由分公司计划财务部视同档案保管，一份报备总公司计划财务部，一份由分公司合规岗存档。销毁文件报备通过邮递方式，可随当月向总公司报送纸制文件一同寄送。 三、有价单证销毁事后监督 总公司计划财务部将在实地检查中核实有价单证的销毁情况，如发现与销毁清单不符情况，将按在系统中录入虚假数据处理。 四、销毁流程 五、其他非有价单证的销毁 因格式变动、过使用期限及险种停办等原因，不再继续使用的其他非有价单证视同印刷品由分公司进行销毁。 附件：1.有价单证待销毁清单 2.有价单证销毁清单 3.有价单证销毁证明 附件1： 有价单证待销毁清单 机构名称（公章）： 单证类型 数量 简称 印刷流水号 销毁原因 附件2： 有价单证销毁清单 机构名称（公章）： 单证类型 数量 简称 印刷流水号 销毁原因 机构负责人： 计财部负责人： 业务部负责人： 综合部负责人： 单证管理员：附件3： 有价单证销毁证明 渤海财产保险股份有限公司＿＿＿＿分公司： 受贵公司委托，销毁有价单证＿＿＿＿份，我单位将对后附清单所列所有单证进行销毁。 特此证明 附件：《有价单证销毁清单》＿＿页 印刷厂签章： 日期： 1