(对外)会议工作安.docVIP

（对外）会议规范 一、会议活动组织? 1. 确定会议的主题、时间、地点、与会人员，形成会议筹备小组，制订会议筹备方案。 2. 筹备工作 1）?确认会议日期和会议日程安排。 2）?发出会议邀请：会议开始前2周将会议邀请发送给每一位受邀者，并要求其给予书面回复确认是否准时参加以及有无特殊要求等。会议邀请应至少包含：会议主题、时间、地点（含行车路线）、日程安排、接待人联系方式等。 ?3）?确定会场布置方案，罗列所需设备器材等信息，并安排具体人员负责准备。在会议开始前1天，按预定方案布置会场，调试设备。 ?4）?安排专人准备会议所需的书面材料。既要全面，同时也要避免浪费。 ?5）?制订应急预案。 ?6）?提前了解与会人员信息，安排专人负责与会人员联系，保障所有与会人员安全准时的参加会议。 3. 会场布置? 1）桌椅摆放，特别嘉宾摆放桌牌，纸笔，确保会议秩序。? 2）准备茶水、果盘等。? 3）悬挂横幅，摆放海报、易拉宝等?。 3）会场投影音响设备调试。 4. 整理资料? 1）根据需要，收集与会议所议项目有关的信息和资料。如果太长、太多，将其要点摘录出来。? 2）会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。 5. 会中服务? 1）会场负责人应在会议前20分钟到岗，对服务工作及程序向会议接待人员作出明确的分工，讲明注意事项，然后对会议要求事项做最后检查（包括会场布置、签到桌、鲜花、指示牌、进出路线、环境卫生等情况）。? 2）接待人员在会议开始后将会场门关上，站在会场末尾拍照及摄影，并对突发事件进行及时处理。 3）如无特殊情况，接待人员应在客人落座后倒水。倒过水后要逐杯进行检查，检查时可用手触摸杯子的外壁，如有遗漏要及时补上。添加茶水时要求动作敏捷、轻盈，尽量不发出声音。? 4）开始后隔20分钟后再添水，以后15分钟一次，并做好续水时间记录，续水时要把杯子拿到领导身后（右侧）续好后杯柄要朝向领导伸手就能拿到的最方便的位置。在续完水后要把杯盖上。注意，切不可把杯盖扣放在桌上。? 6. 会后工作? 1）?会议结束，接待人员应立即打开会场大门，在门外站立，微笑送客。? 2）?安排工作人员及时有序收拾会场，将能够再使用的物品回收到公司交由相关人员保管，避免浪费。 3）??总结会议所取得的成果，作为以后工作的范本；汲取会议中存在的不足，及时纠正并在以后的工作中做出相应的改进。 附件一： 会议计划表 编号： 年度： 年 会议相关信息 明 细 会议名称 会议性质 开会地点 开会日期 会议时间 预计人数 参会人员 主持人 会议宗旨 及议题 备注 附件二： 议程安排表 会议主题 会议类型 会议主办 部门 会议负责人 会议主持人 会议摘要： 会议议题/内容 议题1 议题名称： 序号 时间 内容 发言人 议题2 议题名称： 序号 时间 内容 发言人 出席人员 会议记录员 会议注释： 会议筹备具体安排 总 指 挥： 督 导： 一、会务组 负 责 人 成 员： 工作内容：1、负责制作、悬挂横幅； 2、桌椅、桌牌、纸笔摆放；会场卫生； 3、保证会前会后参会人员停车安排、会后收尾事宜； 4、会议全程摄像、照相工作，会场投影音响设备的调试； 时 间： 年 月 日 午 : ，完成会场布置工作。 二、材料组 负 责 人： 成 员： 工作内容：1、与会人员通知； 2、会议记录； 3、形成会议纪要。 时 间： 年 月 日 午 : ，所有材料准备就绪。 三、礼仪、接待组 负 责 人： 成 员： 工作内容：1、礼仪接待（会前10分钟）：会议签到，并引领参会人员就坐； 2、会场安全、秩序； 3、会场水果配备及会场茶水添备。 四、用餐接待 组 长： 成 员： 工作内容：1、做好用餐前的准备工作； 2、负责与会人员的用餐接待； 3、根据安排带用餐人员入席。 附件三： 会议通知单 通知日期： 年 月 日 接收部门： 发文部门： 会议名称