2015厦门自考秘书工作复习要点.docVIP

厦门自考“秘书工作”复习要点（12） ????????第十二章办公室日常行政事务 ????????1、理解办公用品管理的要求 ????????答：合理计划，保证重点，厉行节约，加强保管，逐步改善。 ????????2、秘书部门电话工作的主要内容是什么 ????????答：负责电话会议的文件管理和记录工作，负责通过电话授受的文件传抄和处理工作；负责领导交办的用电话传达的事务；负责承接上级单位的电话指示和通知、下级单位的电话请示和报告以及平级单位打来的属于协商工作的电话，并分别情况如实传达处理；负责处理秘书工作范畴的一切电话事务。 ????????3、理解秘书电话工作的方法技巧 ????????答：做好电话记录；接电话要及时；应对用语要谦恭、得体；礼貌地核实对方姓名、身份和电话内容；正确处理寻找领导的电话（请领导来听电话，处理领导不在时寻找领导的电话，协助领导同时处理两个电话，给领导写电话留言条，处理领导正在开会或会客时电话事务）电话事务中要注意保密，正确处理打错的电话；礼貌地结束通话；技巧有准备要充分，提高通话率，通话时要口齿清楚，内容简明，重点突出；要考虑对方的受话环境，代领导打电话时应先找对方的秘书，向对方秘书简单说明通话目的后，再让对方的秘书去请他的领导来听电话，在对方领导没来之前，先把电话交给自己的领导，由领导亲自与对方领导通话；打国际电话时注意它的不同种类和自己的实际需要，