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会议基本流程 会前筹备工作 ◆成立会议秘书处 对于大中型会议应成立会议秘书处，具体开展会议筹备工作。会议秘书处下属工作小组主要包括： 1，会务组：各轮公告的编辑和印刷； 论文集的印刷； 各轮公告的邮寄； 会场和设备的保障； 所有会议期间社会活动的安排； 与会人员注册及会议中用品的准备； 会议现场注册； 工作人员的管理。 2，接待组： 主要负责会议期间与会人员的接待工作，包括： 会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格； 将与会人员的住店信息提供给宾馆以安排房间； 安排与会人员返程票务； 安排与会人员的就餐。 3，交通组： 主要负责会议期间各项活动使用的各种车辆，为与会者预约票务、租车等。 4，旅游组： 主要负责与会人员的旅游安排（如果主办方允许或要求安排旅游活动的话），包括： 设计旅游线路、确定价格； 联系相关的旅游机构； 安排会议期间的旅游参观活动； 组织会前、会后的旅游活动； 安排会议期间的会伴活动。 5，财务组：具体负责会议的财务管理，包括： 编制会议预算； 收取与会人员的各项费用； 支付会议的各项开支； 发生突发情况时及时调整预算； 会议结束时，完成财务报告。 6，安保组：负责会议期间的安全保卫工作，包括会场入口、重要部位的固定守卫和会场的流动巡逻，与政府公安、安全部门或保安公司联络协调等（中小型会议中该组并入会务组中）。 ◆会议各项工作计划 在会议的筹备阶段，需按会议的各阶段制定具体的会议各项工作计划，包括： 车站、机场接待方案； 会务交通方案； 会场布置方案； 氛围支持方案； 同声翻译系统； 与会人员住宿、餐饮安排方案； 会场秩序维持方案； 会议秘书服务方案； 财务咨询服务； 会议期间社会活动（会务考察及夜间娱乐）安排。 ◆按照时间流程，可依次落实： 一，确定会议的主题 二，确定会议的形式 三，确定会议的规模 ?相关的考虑因素 内容 场地 成本 效率 效果 四，确定会议的时间 五，确定会议地点 1，饭店 　　 　　 2，大型会展中心 3，中小型会议中心 4，大专院校 5，培训中心 六，确定会议日程和议程 七，制发会议通知 八，准备会议材料 1，会议文件 2，会议证件 九，会议经费预算 ——陈述小组会议经费来源 十，布置会场 1，主席台的布置 2，会场格局 3，会场气氛渲染 十一，会前检查 十二，会议宣传 会中工作 ◆会中工作一般包括： 会议接待 专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务，提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 会议用品 准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品，保证设施设备到位。 会议场所 专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 会议住宿 房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 会议餐饮 用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。 会议旅游 旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 会议娱乐 娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 会议服务 会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 ◆按照时间流程，可依次进行： 一，会议的注册 二，会议签到与入场 三，会议社会活动安排 四，会议的后勤保障 1，会议服务 2，食宿安排 3，医疗保障 4，保卫工作 5，票务工作 6，特殊情况的应急措施 第三节 会后工作 ◆会后工作总体包括： 决算 提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 资料 会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；各种会议评估材料。 总结 进行会后承办质量评估，总结本次会议承办过程中出现的问题，对优秀员工进行表彰等。 一，会议总结 二，会议纪要 三，会议代表离会工作 四，会议新闻报道 五，会议决算 六，会议评估 七，答谢活动 八，会务工作总结