办公用品管理流程概述.doc

办公用品管理流程 1目的 本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）办公用品管理的流程及控制要点，旨在加强办公用品管理，规范采购、领用、保管等行为，控制行政性支出。 2适用范围 本文件适用于本行办公用品管理活动。 3定义、缩写与分类 3.1定义 办公用品：是指因工作需要采购的除固定资产外的各类日常用品。 3.2缩写 无 3.3分类 1）办公设备保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、钥匙箱、电子白板、投影机、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机 2）电脑耗材各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标鼠标垫、盘、电脑清洁用品、耳机 3）数码系列U盘、 MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头 4）办公用纸复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品 5）办公用笔白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔 6）财务用品点验钞机、支票打印机、号码机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封 7）本、簿类：记事簿、日记簿、万用手册、宾客签到册、地址簿、电话簿、活页簿 8）桌面用品笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带/双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉 9）资料管理文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展示架、公文篮、档案盒 10）文件夹册板夹、公事包、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋 11）测绘用品绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺 12）装订用品装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、凭证装订机 13）日用劳保日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、指示牌、电源插座、电池 14）商务礼品案头摆设 4职责与权限 部门/岗位 职责与权限 不相容职责 主管领导 审批办公用品年度和月度采购计划。 综合办公部门/主任岗 1）审核办公用品年度和月度采购计划； 2）审批办公用品领用申请； 3）负责办公用品管理的日常检查与监督。 综合办公部门/后勤服务岗 1）汇总各部门、分支机构办公用品年度采购需求，编制办公用品年度和月度采购计划； 2）按货比三家的原则批量采购办公用品； 3）保管办公用品，做到账实相符； 4）发放办公用品并登记。 各部门、分支机构/负责人 审核本部门、分支机构办公用品领用申请。 各部门、分支机构/相关岗 提出办公用品领用申请。 5原则与基本规定 5.1原则 1）适用、厉行节约、批量采购原则。各部门、分支机构应按实际需要上报需求，由综合办公部门汇总后按货比三家的原则批量采购，尽量节约行政办公支出。 2）公开、公正、公平原则。在确定供应商时应公开操作，择优选择；大宗办公用品采购应按照《集中采购管理操作流程》进行控制。 3）专人保管原则。综合办公部门应指定专人负责保管办公用品，人员变动时应办理移交手续。 4）按需领用原则。各部门、分支机构应根据实际需要领用办公用品，严禁一次性领用大宗办公用品。 5.2基本规定 1）办公用品采购由本行综合办公部门统一负责。各部门、分支机构提出年度办公用品采购需求后，由本行综合办公部门负责汇总编制年度和月度采购计划。 2）综合办公部门负责办公用品采购的工作人员应依据审批后的采购计划，进行比质、比价采购，确保办公用品质量满足工作要求，原则上杜绝无计划的零星采购。 3）大宗商品（一次2万元以上）必须按照《集中采购管理操作流程》进行采购，其中需要招标的，综合办公部门应根据拟采购的办公用品用途，按照《招标操作流程》组织相关部门成立招标小组，以招标方式进行采购。 4）采购的办公用品必须是由合法的市场主体生产的合法产品，有保质期要求的办公用品必须在保质期内。 5）办公用品采购要按实际采购数量及时办理入库手续，采购和保管双方在入库单上签字确认。采购的办公用品入库必须在采购结束后的三日内完成。 6）办公用品采购完毕后，由采购人员填写有关单据发票，经综合办公室主任签字后，按财务规定进行核报。常年供应的办公用品可视情况分批次核报。 7）办公用品费用结算一般均应通过转账方式，尽量减少现金结算。 8）实行办公用品采购费用年度复核制度。由内部审计部门牵头，综合办公