七、作業流程圖.docVIP

國立東華大學 公文繕打作業流程 (SOP-GA-03-03) 目的：為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，建立文書作業制度，俾各單位知所遵循，進而提升行政效率，特制定本作業規範。 依據：行政院頒事務管理手冊文書處理及行政院87年3月26日台87秘字第12598號函制定之。 範圍：全校各單位行政公文均適用之。 定義：令、函、書函、通知、公告、開會通知單。 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。 函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： 上級機關對所屬下級機關有所請求或報告時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間的申請與答覆時。 書函： 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答覆簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 通知：各單位就主要業務事項，臨時有所更改時，告知時使用。 公告：各機關之佈告欄或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。 開會通知單：召集會議時使用。 作業流程內容： 流程圖如附件。 公文繕打作業： 繕打人員收到判行待發之文稿，應注意稿件之緩急並詳閱文稿上之批註。 凡機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕打。 分配繕打之文件，應以當日繕打竣事為原則。 繕打人員對交繕之文稿，如認為不合格式或發現原稿有錯誤或可疑之處時，應先請示主管或承辦人員查詢改正後再行繕打。 電子發文流程作業： 總發文人員收到核定公文函稿後，先檢視其緩急、文稿上之批註等無誤後，給與發文字號再交至繕打人員繕打。 繕打人員將承辦人傳送之電子檔複製於使用之電子文件製作系統進行繕打並將繕打完成的公文列印出，進行校稿的動作。 電子公文發出後，須檢視其受文單位是否順利接收，函稿上須蓋「已電子交換」章戳後，轉交發文人員登錄電腦公文管理系統，再送檔案室歸檔。若未被接收，則須將公文函件印出以紙本方式發文。 校對事項： 應注意繕打公文之格式、日期文號、內容、標準符號與原稿是否相符。 校對發現繕打之文件有錯誤時，應改正。 如發現原稿有疑義或誤漏之處，應連絡承辦人處理。 檢附附件完成後，送文書組用印。 用印完成之公文，送至收發人員發文。 將準備發出之公文分為對校內發文、校外發文。 發校內文於登錄送文簿後，送校內各單位信箱。 校外發文以郵寄處理。 權責單位或人員 作業流程 相關表單或注意事項 公文繕打標準作業流程圖 1 收紙本公文 有傳送公文電子檔者 轉換公文用紙選擇公文樣版 開始逐項繕打修改 校對 列印 存檔 結束 無傳送公文電子檔者 開啟捷成公文選擇公文樣版 對外公文須電子傳送者 至命令欄中「設定」點選「適用電子交換屬性」，存檔。 將該檔案之di檔，拖曳至「發文目錄」 收紙本公文 總務處文書組 有、無傳送公文電子檔者 承辦人 轉換或開啟捷成公文，選擇公文樣版 及議程 承辦人 按照發文統一規定格式 開始逐項繕打修改 承辦人 校對、列印 承辦人 對外公文須電子傳送者，須至命令欄中「設定」點選「適用電子交換屬性」，存檔 承辦人 將該檔案之di檔，拖曳至「發文目錄」 承辦人 結束 公文繕打作業流程圖圖