采购助理岗位说明书.docVIP

一、岗位基本信息 岗位名称 采购助理 所属部门 采购部 岗位代码 直属上级 采购主管 岗位定员 1人 职等职级 直辖下属、人数 无 二、工作内容 岗位设置的目的（岗位概要）：合同管理,数据录入,月度对账结算，预算 三、工作职责 事项 职责 工作标准/关键控制点 工作依据 合同管理 1、收货更新 2、做新的采购合同,新合同录入，跟进订单回传 3、剩余订单更新（一周一次） 4、当月月底或下月初装订合同（另复印整月合同给财务） 1、收到的所有货物都要进行进仓登记并及时更新对应的表格。 2、根据月度采购计划要求,经主管领导批准后做相应的采购订单(做到及时、准确),由主管签名盖章确认后,传真给对应的供应商,且跟进订单的回传情况,整理好所有订单后,录入年度采购订单表格中。 3、每周一根据年度采购订单表更新剩余订单，如上一年度也有剩余订单，也应计算入内，如此类推。 4、当供应商确认好合同并盖章回传后，在月结时统一装订，并复印一套给财务对账。 注：以上各项，每有不当的操作，月度考核该项扣一分。 数据录入 收料录入 更新相应订单收货情况（表格: 2012年订单编号） 更新月度总收货明细（表格：2012原料收票明细） 收票录入 收到发票后检查我司名称是否正确。 与相应的红色收料单核对，收货数量及总金额必须一致。如有问题，需与仓管、供应商进行核对。 更新收料、交票表格。 交票 收票明细表（一式两份）+整理好的发票一起交给财务经理 月底需与财务经理确认月度最终交票数 催发票（尤其是已付款未开票部分） 如发票确认有误，当月发票尽量当月退还给供应商 1、每天仓管把最新进仓单或收料单（附供应商送货单）送至采购部,采购部根据对应原料或包装桶合同填写详细信息,并同时更新剩余订单明细、当月收料收票明细,以便每月底统计结算,核对完后把黄色联交给储运部樊洪波处核对，红联跟绿联放在特定的文件袋中，红联等发票收到时与发票一起交给财务，绿联由采购部保管，确保无遗漏、丢失。 2、不开票、现金付款部分备注清楚并标明颜色。原料不开票部分的红色收料单直接交给采购主管，包装桶不开票部分的红单月底需要交给销售服务部，黄联都交给储运部樊红波核对。注意所有交给财务的红单、报给财务的数字都必须是开票的。收料单/进仓单相关数据需与供应商的送货单核对。 3、注意开票日期为当月的发票，如有误，应立即与供应商确认，当月退回给供应商。整理收票表时，要注意原料名称只能由原料代码代替，以保证原料价格数量的保密性。如开票名称、单价、数量等与进仓单不符时，都要进行备注，以保证各项数据的准确性。 每月15号后，根据合同及收料情况，与供应商落实当月开票时间与金额，统计好交予财务统计。并随时与供应商保持沟通确认，确保发票当月能及时收回。 注：以上各项，每有不当的操作，月度考核该项扣一分。 月度数据汇总 1、当月所有收料录入完 2、更新总应付表 3、包装桶收料、进仓单及明细表格核对无误后，交给销售服务部 4、原料包装明细表格 及相应原料收料单（红色）交给财务核对、统计 5、需提交到财务的表格：当月已收料未开票的明细（需与红色收料单核对）、原料包装桶明细及汇总（按包装桶规格） 1、与储运部确认好当月收料完成后，根据当月收料单或进仓单，可进行当月月结。 2、把当月所有未付款货物明细更新到总应未付款明细表中，以便每月付款计划的制定与实施，也用于供应商账目管理。 3、把当月所有包装桶或包装袋等进仓明细表，并且把需要开票的进仓联（蓝色联），不需要开票的（红色联）给予销售服务部进行包装材料对账付款。 4、把当月所有原料收料明细表及相应的原料进仓单（红色）交给财务核实。 5、办公用品、标签等其他类物品的采购，也应落实好相应的进仓单，以及对应的发票，固定资产类还需组织固定资产验收。当月已收料未开票明细也应一并统计给财务核实。 注：数据错误一处扣一分。 办公用品、标签等采购 1、采购各类办公用品（如电脑、文具等） 2、各部门所需用到的各式标签（如生产类标签、质检类标签），各类记录本，单据印刷 3、日常用品类 1、文具类办公用品，根据行政人事部统计出来的办公用品清单，经过签名批准后，固定在雅阅文具购买，一些电子产品，如鼠标键盘、u盘等，还有一些办公耗材如硒鼓等，另外在网上购买，价格有明细的优势。固定资产类，如电脑固定在戴尔官网上购买，其他打印机等，根据货比三家的原则，必须经过合同的会签确认，方可购买。2、各部门把需要用到的标签经过请购确认后，采购部在收到请购单时，根据标签的种类在（已有固定）的供应商里选择采购，如果没有合适就另外寻找供应商，同理采购各类记录本，单据。 3、临时采购一些日常用品类，如药品、生粉等生活用品，根据需求的基础上，货比三家