第2章 使用Access创建数据库.ppt

第2章 使用Access创建数据库 2.1.1 Access的不同版本 自从1992年11月正式推出Access 1.0以来，Microsoft公司一直在不断地完善增强Access的功能，先后推出了Access 1.1、Access 2.0、Access 7.0、Access 97、Access 2000、Access 2002、Access XP，还会有新的功能更强的版本出现。 2.1.2 Access的主要功能 1．组织数据 2．查询信息 3．设计窗体 4．输出报表 5．建立数据共享机制 6．建立超链接 7．建立数据库应用系统 2.2 认识Access 2.2.1 Access的安装 在Windows 98/NT/Me/2000/XP操作系统安装后，即可安装Access数据库。这里以Office 2003为例说明Access XP数据库的安装。 将Microsoft Office 2003的安装盘放到光盘驱动器中，一般情况下，安装程序会自动启动，弹出欢迎使用的界面。 如果安装程序没有自动运行，可找到安装程序Setup.exe，并启动该程序。 2.2.2 Access的启动与退出 在Windows操作系统桌面上单击“开始”→“所有程序”→“ Microsoft Access”命令，即可启动Access，打开Access的主窗口。 如果Windows桌面上建立了快捷图标，可以更简单、快捷的启动Access，只要直接双击桌面上的快捷图标，即可打开主窗口。 主窗口与“新建文件”对话框 “新建文件”对话框的使用 初始打开主窗口时会同时打开“新建文件”对话框。在对话框中可以根据需要选择不同选项使用数据库。 新建一个空数据库 例如，可在“新建”栏选择【空数据库】新建一个空数据库； 打开已经存在的数据库 可在“打开文件”栏下的数据库名称上单击，打开一个已经建立的数据库文件。 任务窗格的关闭与显示操作方法： 方法一：单击任务窗格的关闭按钮,可关闭任务窗格。 方法二：选择“视图|任务窗格”命令，可关闭或显示任务窗格。 方法三：按组合键Ctrl+F1，可关闭或显示任务窗格。 方法四：右键单击菜单栏或工具栏，打开快捷菜单，取消或选择“任务窗格”复选框，可关闭或显示任务窗格。 方法五：可通过选择“工具|选项”命令，打开“选项”对话框，选择“视图”标签，选中“启动任务窗格”复选框 ，并按“确定”按钮，可设置在启动Access时会自动显示任务窗格。 退出Access 方法一：单击主窗口右上角的关闭按钮。 方法二：选择“文件∣退出”命令。 方法三：单击标题栏左边的系统控制菜单图标，打开其下拉菜单，单击“关闭”命令。 方法四：双击标题栏左边的系统控制菜单图标。 方法五：按Alt+F4组合键。 2.2.3 Access的主窗口 Access的主窗口是打开数据库窗口创建数据库对象、显示查询结果、显示报表的地方。它提供了一个完成数据库各种任务的工作界面。 Access主窗口是典型的Windows窗口，主要包括标题栏、菜单栏、工具栏以及状态栏。 标题栏、菜单栏、工具栏与状态栏 注 意 不可用菜单不是永远不可用，它们属于特殊菜单，当满足一定的条件时是可以使用的。当条件不满足时，Access用灰色显示这些菜单，不让执行它。 主窗口的四部分 Access的主窗口分成了四个部分： “标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”和“状态区”。 其中“标题栏”在屏幕的最上方， “菜单栏”在“标题栏”的下面， “菜单栏”的下面是“工具栏”， “状态区”在屏幕的最下方， 而夹在“工具栏”和“状态区”之间的空间可用来显示数据库窗口或对象视图窗口。 2.2.4 数据库窗口 数据库窗口是Access中非常重要的部分，它可以帮助用户方便、快捷地对数据库进行各种操作，创建数据库对象，综合管理数据库对象。 数据库窗口主要包括 “工具栏”、“数据库组件选项卡”、“对象创建方法和已有对象列表”三个部分。 数据库窗口 2.2.5 Access中常用的数据库对象 在Access数据库窗口的“数据库组件选项卡”中列出了常用的7种数据库对象，包括：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。 7种数据库对象 1．表(Table)对象：它是按规则存放数据的基本模块，是构成数据库的基础，所有的数据都要存放在表对象中。 2．查询(Query)对象 ：它是用于查询信息的基本模块，可以对表中的数据进行筛选、分类、计算等操作，并生成新的数据集合。 3．窗体（Form）对象：它是用于丰富用户使用界面的基本模块，通过它可以输入数据、输出信息，简化操作，提高数据操作的安全性。 4．报表(Report)对象：它是用于生成报表