会议末管理制度.docxVIP

会议管理制度第一章 总则第一条 制定原则 为使集团的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，切实跟踪落实会议提出的工作任务与工作要求的完成情况，从而保证会议的有效性，特制定本制度。第二条 适用范围 集团各部门（门店的会议管理制度另有规定）第三条 会议形式一、集团的会议形式包括：晨会、定期的常规性会议和临时性会议。其中，晨会和定期的常规性会议主要包括以下七种形式：表1：晨会及定期的常规性会议的主要形式序号会议形式召开时间主持部门会议参加人1晨会周一至周五9：00-9：20人力资源部集团全体员工（除品牌事业部总监以外）2区总周例会每周一上午10：00-12：00品牌总监区总3区总及门店管理层周例会每周一下午13：30-17：30品牌总监\运管中心总监区总及门店管理层4集团月例会每月30日上午10：00至下午17：00集团管理层集团各部门总监及负责人5东方名剪月例会每月1号下午14：00-17：30集团管理层\运管中心总监总监、各部门负责人6运管会议每周五上午10：00至下午17：00运管中心管理层、运营中心各部门负责人、人力资源总监、律师7部门内部会议由部门负责人自行安排开会时间部门负责人部门内部全体员工 若遇会议召开时间调整，以主持部门发布的会议通知为准。二、临时性会议的主持部门以事件主导部门为主召开，具体会议参加人、会议时间及会议内容应提前一个工作日以通知形式告知相关参会人员。第二章 会议流程第四条 会议安排的原则一、坚持局部服从整体的原则，会议优先于部门会议，紧急会议优先于一般会议。二、各类会议优先顺序为：例会、临时性行政/业务会议、部门内部会议。三、因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第五条 会议通知一、常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知参会人。二、临时性会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。三、会议通知期：须于开会前一个工作日内通知参会人及会务服务提供部门。四、会议通知的渠道：（一）公司总部QQ群：适用于常规性会议通知（含常规性会议临时调整时间的）；（二）公司总部微信群：适用于常规性会议通知（含常规性会议临时调整时间的）；（三）公告栏：适用于临时性会议通知；（四）电话通知：适用于临时性会议公告后，由主持部门电话通知参会人；（五）OA系统中行政办公之“公告通知”模块发布：适用所有会议类型，用于会议通知存档备查。五、会议通知的内容：（一）会议时间；（二）会议地点；（三）会议主持部门；（五）参会人员；（六）会议主题；（七）会议须准备的资料明细；（八）参会注意事项；（九）其他。（会议通知模版请见附件一）第六条 会议准备会议主持部门的助理或部门指定执行人应提前做好会议准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。对于需要给参会人员发放会议资料的，会议主持部门应根据参会人数提前印制会议资料。会议主持部门应提前打印《会议签到表》（模版见附件二），并由会议记录员监督参会人员签到情况，会议签到表须在会议结束后由会议主持人签字确认，并在会议结束当天将该签到表提交人力资源部备案。如遇节假日开会的，须在正常上班当天中午12点前交至人力资源部备案。为了合理分配会议室资源，有效贯彻会议室安排原则的规定，会议主持部门须提前两个工作日以下面两种方式进行会议室申请：（一）至前台填写《会议室使用申请表》（见附件三）；（二）采用OA系统提交会议室申请（集团总部建议采用此方式）； 因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。由会议主持部门填写《会议室加急使用审批表》并经逐级审批后，由人力资源部安排会议室，并由会议记录员填写《会议室使用登记表》。第七条 会议组织一、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。二、会议主持人须遵守以下规定：（一）主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明，并说明各项议程大概的会议时间限制，以提高会议的效率。（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（四）对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确，并落实具体的会议跟踪负责人。具体内容详见本制度第五章的规定。三、参会人须遵守以下规定：（一）应于会前10分钟到达会场，并在《会议签到表》（详见附件二）上签到。（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。（三）遵循会议主