机关文书与档文件整理(1-4).ppt

部门立卷的意义 有利于提高归档文件整理质量、效率 有利于归档文件的齐全完整和安全 有利于平时文件的查找和利用 有利于档案室开展工作 重视归档文件的平时积累 严把“帐内”、“帐外”文件关 帐外文件 不经收发登记，不易控制，但价值大 收集的重点 会议材料 简报和内部规章 合同、协议、责任书 各种报表 组织沿革、大事记——永久保管 介绍信存根 财产、物资、档案交接凭证 重视归档文件的平时积累 严把“帐内”、“帐外”文件关 对收进的文件严格检查 执行随办随归制度 归档文件整理从内容上进行必要的分工针对采用机构分类法的单位 分工的原则 综合性、全面性的文件由办公室整理 具体业务性文件由业务部门整理 以机关名义的发文，由办公部门整理 收文，由承办部门整理 联合承办的文件，由主办部门整理 整理上级机关文件的分工 综合、全面的文件，由综合部门整理 具体业务性文件，由对口业务部门整理 整理本机关文件的分工 以党委或行政名义制发的文件，由党委或行政办公部门整理 业务部门起草，以机关名义发出的文件由机关办公部门整理 机关内两个部门会办的文件，由主办部门整理 身兼机关内两个部门领导职务的人员，形成的文件，由其身份对应的部门整理 临时性机构形成的文件，自行整理 报刊行文，由办公部门整理 整理下级机关文件的分工 哪个部门承办，哪个部门整理 对于下级机关的请示，业务部门拟写复文，以机关名义答复的，由办公部门整理 整理会议文件的分工 以机关名义召开的综合性会议，文件由办公部门整理 以机关名义召开专业会议，文件由专业主管部门整理 由专业主管部门召开会议，由专业主管部门整理，机构内部会议文件，自行整理 几个机关或部门联合召开的会议，材料由主办机关或部门整理 参加上级机关召开的会议 ，材料要归口整理 归档文件材料的范围 上级机关文件材料 本机关的文件材料 同级机关和非隶属机关的文件材料 下级机关的文件材料 ※《规定》第三条 机关文件材料归档范围： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 二是机关活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 不归档文件材料的范围 上级机关文件材料 本机关的文件材料 同级机关和非隶属机关的文件材料 下级机关的文件材料 ※《规定》第四条 机关文件材料不归档的范围： 一是上级机关的文件材料，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； ※《规定》第四条 机关文件材料不归档的范围： 三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报和越级抄报的文件材料。 制定本机关的归档范围 参照《机关档案工作业务建设规范》 ——国家档案局8号令 了解各部门产生文件材料的范围 文书处理部门要作好文件清退工作 保证文件材料的齐全完整 按照国家档案局2006年12月颁发的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。 制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题： 1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定； 2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况； 3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定； 各机关档案部门要与本机关其他工作部门紧密结合，认真调查各部门形成的文件材料范围，确定文件材料的种类，与各工作部门结合《规定》内容，研究确定哪类文件应该归档，再按照归档文件材料的重要程度确定其保管期限。 各处室调查表经处室负责人签字后报机关档案部门进行修改汇总，形成一个总表，再反馈给各处室征求意见。 4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确； 5、符合单位及各部门实际，尽可能细化； 6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。 明确编制范围 机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制范围对象仅限于文书档案，其他门类档案不在此次编制范围之内。 （《规定》第十四条　本规定适用于各级党政机关和人民团体。