行r政前台工作内容.docVIP

前台行政工作 一、卫生清洁会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生1、上班第一时间根据当天情况调整空调，整理会客室跟上级的办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。 k0 {- N7 ^! v$ b* i: f6 V2、早上各个办公室进行开门、开窗通风；如有脏污需及时清理。 需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁；3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水（客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX）；查看纸杯、抽纸等是否足够，及时添置；3 Z; a 总经理、副总办公室桌等清洁；会客室的茶具清洗； 5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。 6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整洁度。 7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。 二 会议 例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.n9 D7 S$ D 得到准确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达；会议开始前做好会议签到，无法及时参会者，需得到领导批准。1 B U w4 f( b+ q需要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。; {% s- z9 q* h 三 文印、传真、快递、电话管理工作1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。8 `! S8 p4 _: q- 传真工作 }; C% E: I% K6 d7 F$ w 传真件必须按照公司已有的模板传送。 t; g: U ^3 C( h: s3、快递工作 收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取（急件除外）。( h. D, X% ^0 C, N) C J四 办公用品采购与管理1、各部门需求计划收集 每月25日前收集各部门下月的物品需求计划，进行汇总，同时根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批；: r4 L2 J. y Y9 ~ D) K2、其他公共物品采购计划 公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时采购，如果非急用，可在每月25日前汇总需求计划，进行集中采购。3、采购流程$ b9 `3 G; E) x C2 l6 n/ q 一般日用品（非办公家具、设备等大型物资）由行政助理进行采购，流程如下： A、首先编制采购申请表，交由副总审批；7 O1 U: { I, r% H) ?+ L9 AB、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续；: o8 J8 d1 h8 F- FC、一般是到黄沙谊园（荔湾区黄沙大道28-32号）如有其它更好建议亦可。L, o6 D、采购结束后，填写报销单（含价格），整理好票据，交由财务审批；E、做好办公用具入库； J k/ j% i |五、办公用品发放1、任何办公用品的领用均需要登记；每月集中采购的物资（按照各部门的需求计划）在采购结束后，月初予以集中发放；2、办公室内物品领取均需登记。 每月定时对办公用具进行盘点。 六、办公用品使用管理, U4 _5 m, U4 u m7 O8 l1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间；2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购；确认无误后签字；5 e+ G V/ M6 W七 来客接待接待流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由； 2、登记《客户来访登记薄》 ，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访， 不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式； 3、倒水 4、通知相关工作人员有人来访； 5、来客告辞时起身道别； 6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁； 7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来， 则需在《客户来访登记簿》上注明； 8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回 复； 9、《客户来访登记薄》需做好归档。八 档案管理、公文制定、文件收发等工作1、协助制定