说明性和肯定性信函.docVIP

7.1 信函和备忘录写作 信函寄给公司以外的人，备忘录用于同本公司内部人员之间的沟通。 大型机构中，每个分支机构往往是高度自立的，所以不同部门的人应该使用信函还是备忘录通信，取决于该机构的文化习惯。例如，有的大学中，不同系教师之间喜欢用信函的方式联络。 信函和备忘录的格式不同。附录A中列举了最常见的格式。A M S标准中简化了的信函格式同备忘录的格式十分相似：同样使用主题栏，省略敬称抬头和客套的结语。所以，这种格式在不太清楚对方的姓名和称呼时，其实很有用。 读者和格式上的差别是信函和备忘录之间的主要区别。这两种通信方式都可长可短，视需要传达的信息多少和情况复杂程度而定。对方是自己的老朋友时，这两种通信都可以很随便；写给第一次接触的人，或收信人组成比较复杂，或可能被存档时，写作风格就应该比较正式。这两种通信可能是15分钟一挥而就的简短回复；但在遇到从未遇到过的复杂情况或风险较高时，撰写过程可能需要很长时间的分析、构思和修改等才能完成。 7.2 说明性和肯定性信函的组材 本章和后续各章介绍的通信组材方式对普通商界人士可能遇到的写作情况 7 0 - 9 0％都是适用的。选用正确的方式可以加快创作过程，写出好的作品。 一定要正确理解每种组材方式背后的根据，在有必要灵活变动时，可以依实际情况有所调整。(例如，如果你写的是命令，那么所有警告内容应该放在首行醒目位置，而不是中间什么地方。) 不是选用某一模式组材时，一定要每次都包含所有的项目。只要把现有的成分按照常规的顺序排列就可以了。 有时几个素材可以罗列在一个段落中。有的要素需要几个段落才说得清楚。 实际写作中，没有什么一成不变要遵守的规则。第7章到第11章提供的只是建议，建议什么时候适合使用某一组材模式。 表7 - 1就是说明性和肯定性通信的组材模式。 表7-1 说明性和肯定性通信的组材 序号 要点 说明 1 报告好消息，综述要点 说明新政策实施的日期或提供折扣的比例等。如果读者已经提出过这方面的问题，一定让对方感到你在回答他们的问题。好消息要越快报告越好 2 列出细节，说明和背景资料 不要重复已经说过的内容。针对性地回答读者的问题，提供充足的、 有助于达到写作目的的信息。细节描述按照读者认为的重要性次序而定。 3 不避讳地说出可能的消极因素--只是尽量强调积极方 任何政策都会有不足，读者要得到某好处或折扣，有时必须先达到一定要求等。这些负面信息可以直说，但是说明要尽量从积极方面展开 4 解释所有的读者受益处 大多数说明性备忘录中都有读者受益处的阐述。说明一下这些不仅仅对公司有益，而且个人能获益。增加一定的细节使得解释清楚且有说服力。信函中需要说明的是产品或服务的好处，或同你们公司作生意的好处等。在传达好消息的通信中，一般先简单说出读者受益处，最后一段表达出良好的祝愿结束。 5 结尾充满友善—积极，关怀，有远见 最后，将重点从信息本身转是为对方提供服务移到沟通对方身上，表明你的中心任务就 图7 - 1和图7 - 2列举的是同一基本模式的两个实际应用方法。 图7 - 1授权一个作者和读者都已经讨论过的1年期任职合同，主要描述了公司的着眼点。因 为作者知道对方希望得到这份工作，所以不需要再劝说了。教授可以查阅到不对公众开放的档案，本身就是隐含的读者受益处。对读者利益的关注已经树立了作者方的良好形象。 图7-1 肯定性信函 图7-1 肯定性信函（续） 图7 - 2列举的备忘录中宣布了新的职工福利。第一段概括了政策本身；第2 ~ 5段是细述。负面性或局限性在3 ~ 5段中，采用了尽可能肯定的表达方式。最后一部分阐述了相关的读者受益处—包括不享受报销待遇的临时工在内，全体员工都会从新颁布的规定中获益。 7.3 说明性与肯定性信函的主题句 这里的主题句是文件的标题。它有助于文件存档和检索，告知读者阅读该文件的用处，提供论述个人观点的结构框架。 备忘录中一般都有主题句一栏，信函则不要求(详见附录A，信函、备忘录格式)。但是，对西南部商业界人士的一项调查表明， 6 8％的被调查者认为信中的主题句是十分重要或必要的；仅有3 2％的被调查者认为主题句对于信函不太重要或根本不重要。 一条好的主题句有下列三个特点：具体、确切、适合于组材方式(肯定、否定、论说)。 7.3.1 主题句要具体 主题句具体些才能将该信函与其他相近内容的通信区别开，但概括性也要强至足以涵盖内容的各个方面。 过于泛泛：培训课程 好些：1 9日的培训课程 或：采访或面试技巧培训课程的评估 或：该不该开设关于建议