批量制作带片的证件.doc

批量制作带照片的证件 张平娃 【摘要】： Word邮件合并功能IncludePicture 域使用是Word的一项高级功能,使用该功能除了可以方便地批量处理信封和信函之外,还可以轻松地批量制作、准考证、成绩单以及带片的证件等。介绍了邮件合并功能的概念和应用,并结合的制作过程,阐述了使用邮件合并功能IncludePicture 域制作带相片的证件的方法和技巧【】：IncludePicture 域 在日常生活和工作过程中,经常需要大批量的主要内容相同、格式固定的文件。如“准考证、荣誉证书”之类的等。这些文件的主要内容和格式都相同,只少量内容不同,如果用传统逐个的方法,工作量大,而且繁琐易出错。使用Word的邮件合并功能可以轻松、准确无误地快速完成这些工作。Word的邮件合并功能将包含有相同内容的主文档和包含变化内容的记录表合并成所需要的多个文档,达到节省时间,提高效率的目的。目前关于邮件合并功能应用的文章,几乎都是仅涉及文本内容的合并。对于带片的邮件合并功能的应用相关文很少下面,以制作带片的为例,介绍使用邮件合并功能批量制作带相片的证件的方法。邮件合并在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。 （一）是我们需要制作的数量比较大； （二）是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 二、“邮件合并”的应用领域 （一）批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 （二）批量打印请柬： （三）批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 （四）批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 （五）批量打印准考证、毕业证、明信片、信封等个人报表。 总之，只要有数据源（电子表格、数据库），只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来。 三、“邮件合并”的基本过程 （一）建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如准考证中工种、级别等对每个考生都不变的内容。如图1所示 准 考 证 姓 名 性别 准考证号 身份证号 工作单位 考 场 工 种 计算机操作员 级 别 初级 理论考试时间 2012 年8月18日 上午 9：00--11:00 理论考试地点 礼县职业中等专业学校计算机室 实操考试时间 2012 年8月18日 下午 2:00--6:00 实操考试地点 礼县职业中等专业学校计算机室 （二）准备好数据源 数据源就是含有标题行的数据记录表和照片，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。这里说明的是要删除掉固定不变的数据和标题行，只保留变化的数据和标题行。如图2所示 （三）把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并”工具栏进行。 1、启动Word2003，打开如图1所示的母版文件，在“工具”菜单中选择 “信函与邮件”菜单 “邮件合并”，并打开“邮件合并”工具栏。如图3所示 2、选择“信函”，单击“下一步：正在启动文档” 选择开始文档中“使用当前文档”，单击“下一步：选取收件人” 如图4所示 3、单击“浏览”，打开数据源，选择数据源所在的工作表，如图5所示，单击“确定” 如图6所示，选择要打印的数据，单击“确定”，继续下一步“撰写邮件”，如图7所示 4、单击“其他项目……”，如图8所示 单击“插入”，导入变化的数据到对应的母版单元格中，然后设计主文档、排版、设置纸张，排版结果如图9所示 准 考 证 姓 名 ?姓名? 性别 ?性别? 准考证号 ?准考证号? 身份证号 ?身份证号? 工作单位 ?工作单位? 考 场 ?考场? 工 种 计算机操作员 级 别 初级 理论考试时间