2013科学院文书档案建档规.docVIP

中国科学院文书档案建档规范 2006－04—20发布 2006－06—01实施 前 言????本规范根据《归档文件整理规则》的有关规定制定，为《中国科学院档案管理工作标准》的组成部分。????本规范为第一次制定。????本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释。????本规范由中国科学院批准。????本规范起草部门：中国科学院办公厅。????本规范主要起草人：潘亚男、商秀青、张金茹、司乔、夏玉棉。????ZKY/B002-4-2006???? 文书档案建档规范????1 总则????1.1 为加强中国科学院文书档案的建档工作，提高归档文件的质量，充分发挥文书档案在反映单位主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，制定本规范。????1.2 本规范提出了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，规定了文件材料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。????2 规范性引用文件????下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。????D3JT 22-2000(归档文件整理规则)。????DA/T l—2000(档案工作基本术语)????3 术语????3.1 立档单位(fonds constituting unit)????构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。????3.2 文书档案(administrative archives)????指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。????3.3 文件(record；document)????国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。????3.4 原件(original document)????最初产生的区别于复制件的原始文件。????3.5 复制件(copy；duplicated document)????与原件内容相同的复制品。????3.6 文稿(draft；manuscriot)????文件起草过程中形成的历次稿件，可分为草稿和定稿两种。????3.7 文本(text；version)????同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副????本、试行本、修订本、各种文字文本等。????3.8 手稿(manuscripts)????作者手写或打字等方式制作的原稿。????3.9 归档文件(archived rdes)????在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。????3.10 件(douccument)????归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。????3.11 归档文件整理(arrangement of archived files)????将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。????4 基本要求????4.1 单位应将文书档案建档工作列入各职能部门的工作内容和管理职责。????4.2兼职档案人员年度考核、晋职晋级时，单位应要求综合档案室提供归档情况。????5 管理职责????5.1 院档案主管部门????5.1.1 制定文书档案工作规范，对文书档案建档工作提出要求。????5.1.2 负责对院属单位文书档案建档工作进行监督、检查及业务指导。????5.2 单位主管领导????5.2.1 加强对本单位文书档案工作的领导，把文书档案工作纳入议事日程。????5.2.2 落实文书档案建档工作所需的工作条件。????5.3 单位职能部门????5.3.1 负责协助综合档案室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作。????5.3.2 参与本部门归档文件材料保管期限的划分。????5.4 综合档案室????5.4.1 负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》。????5.4.2 检查验收本单位归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目。????5.4.3 督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。????5.4.4 负责审定归档文件材料保管期限的划分。????5.5 兼职档案员????5.5.1 负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷。????5.5.2 负责本部门归档文件的整理、归档。????5.5.3 对本部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。????6 文件材料归档范围和质量要求????6.1 归档范围????6.1.