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健教科5S现场管理工作汇报 张海芳 2013-7-8 办公室5S管理 档案资料5S管理 资料室5S管理 办公室5S现场管理过程原貌 原貌 存在问题： 办公桌面及室内物品随意摆放 有用无用的物品共同堆积 贮物柜没有有效利用 清理前 清理后 清理前 清理后 抽屉的使用 第一阶段目标：保持桌面整洁，办公流程有序： 按照不同层面开展相应的工作 第一层面：物品清理、整顿 、归类并制定合理标签分类，适合个人工作需要。 第二层面：制定工作合适的清洁清扫制度，固化合适的分类(物品管理规定、物品清理规定）。 第三层面：细化归类后物品及资料的存放要求，保证有序规范并持继改进。 第四层面：确定日常工作流程（日常办公流程）。 成效 首先根据个人工作需求固化场所各空间的利用，美化环境，提升舒适度。 保证有用的物品有序摆放，取用方便。 建立日常清理和办公流程，使办公变得井然有序。 下一步： 1、对分类后物品还需进一步整理； 2、对新产生的工作资料管理还没有形成合理的工作制度或规范；（废旧资料整理箱） 3、优化目前已有制度和程序，促成素养形成。 档案资料5S管理 存在问题 1、资料多，重复多，分类不清； 2、堆放杂乱，查找困难； 3、责任不明确，收集不及时，会缺失； 清理整顿后 成效 明确档案管理原则。边工作边收集，谁主办谁收集、谁参加谁收集； 确定档案管理责任人，各负其职； 明确收集内容，收集时间，收集流程； 明确档案收集、档案制作、档案核查，档案归档等系列规范； 保证档案资料与工作同步完成，实现随时收集整理与管理。 [档案收集管理规定（试行）] 资料室5S管理原貌 存在问题 资料品种多。资料数量不清。 资料进出频繁。要应对不时之需很不方便；前来索取资料的人各取所需，寻找所需资料实需要到处翻找。 资料柜不适用。格子太大（达50CM以上）。因此无法让不同的资料一类一类、一张一叠摊开摆放，只能叠压在一起。 上级下发类往往数量大且时效性较强，很容易成为过期的东西占据有限的库存空间。 资料叠压不方便寻找。新的压着旧的，而且满地都是，资料室显得凌乱。 5.原来的资料室兼具杂物间的功能：历年的大批档案盒，上街咨询用的一些用品等，随时随地堆放。 6.没有电风扇或空调设施，异常的闷热，收发查找资料犹如洗桑拿，极易引起中暑。 清理整顿中期 整顿后 成效 1、资料室清洁，不存在随处堆放的杂物情况，不再有资料堆叠积压； 2、资料摆放整齐，标签明晰； 3、所有资料都已经摆放进橱格子，查找资料相对省时省力。 下一步 1、建立资料收发管理规定； 2、建立资料数据库，实现资料电子管理。 体会 5S管理不是简单的物品清理，应该是对资源进行有序的管理和有效利用。 结合实际工作根据工作中存在的问题进行管理，分步骤实施。 在实践过程中对优化的程序和流程进行固化。 需要持续的改进和不断的创新。 需要集思广益，互相借鉴，共同提高。 * 清理后 常用小工具 工作场所常用物品 原貌 *