请给你的Word“打底妆”(让Word跑快些系列).doc

写在“让Word跑快些”系列文章之前 #草莓榨智机# 作为职场人士，每天肯定需要和Microsoft Word打交道。 如果看到Word的入门教材，我们可能会认为“哪用得着这些”，觉得自己和Word很哥们、很姐们，总之天天见，还能不熟吗？ 这可不一定。 同床共枕的老夫妻，都不一定能将对方心里想什么弄得一清二楚。原谅我用了一个不太恰当的比喻吧，只是想说明，相处得久不一定代表什么都知道。 对比现在，以前在使用Word2007方面有几点问题—— （一）只知用得多，不懂得再学学 对Word功能没有进行系统的学习，所以有的功能竟然不知道，还以为没有的。特别是有的功能比较少人知道，但特别实用。比如，Word本身能进行运算，能进行排序，之前以为是Excel才有的功能；Word可以采取主控文件的形式对一系列文章进行规整，既能统领全部，又能灵活拆分。 （二）只求表面美，不懂内外兼修 和别人做的Word相比，自己做的表面上看是同样的效果，但实质上是不同的，但为了求快，就那么着了，结果到后期修整时容易出现问题。这些问题拿个“还原镜”——点击“显示|隐藏编辑标记”按钮，就能看得出端倪。比如：表单上的空格用制表键Tab或空格键Space都能表现出来，从规范来讲，要用制表键Tab敲出来的，但总是用了空格键，一方面会造成敲敲敲得手累，另一方面是上下行内容对齐不易。 （三）只道有痒点，不懂得挠一挠 在使用Word过程中，总是有那么些不顺手的操作，但说不出是什么。虽无伤大雅，但就是难受，像小砂子在鞋里硌着脚，总想倒却倒不掉。比如，在处理Word长文时，还使用着极其原始的纯手工生产力，没有发挥批量编辑的效果。还有那些一批量实用的快捷键，能记下来的运用到实际中的偏少，在鼠标的点击中白白浪费了不少时间。 曾经从这些弯路走过来，终于有一些领悟。 于是，打算写几篇“让Word跑快些”的系列文章，说说几个对自己而言特别棒的Word思想理念、方法技巧。 如果大家也能从中找到提高效率的方法，不再被Word那些痒点骚扰，那便是极好的事了。 请给你的Word“打底妆”(让Word跑快些系列) 如果用Word写长文时，你是不是习惯直接打开一份空白页面，然后开始敲打键盘，等到写完调整格式时，发现调整的时间比写文章耗时还多？ 如果要将某级标题统一换成其他字体和字号时，你是不是通过用手工操作的方式在Word里去调整每一个标题的的格式？ 如果需要修改论文的末尾时，你是不是在Word里用鼠标左键按住，往下拉了好长一段距离才聚焦到想要的位置吗? 如果你没有在上面这些情境中不会感到郁闷和抓狂，我深深地佩服你。 但是，有没有想过，在Word里处理长文时，你很可能用的是一种原始、粗放的做法，所以，那些重复性的工作才特别恼人。 而实际上，我们可以让Word跑得再快一点，减少海量枯燥无谓的重复操作。尤其是你需要经常写论文、公文以及各式各样、杂七杂八的长文时。 我给出的方法是：给Word写长文（特别是结构化长文）前“打个底妆”——做好段落样式的规划。 这种方法的理念是以长远的目光来看待Word长文的未来。 先体验一下打底妆后的“惊艳度” 下面以幸福成长沙龙的“拆书战队”战果为例，说一下Word的打底妆这回事儿。 话说2015年7月份时，我倒腾了一个拆书战队的线上活动，每周战队群里按时交上作业的小伙伴，可以留在队里，并获得一份本周由群里小伙伴的拆书笔记共同构成的“战果”。 这份“战果”是在Word里制作的。因为有五六十号人，每人600字以上的内容，合在一起的内容少说都有几十页的数量级。 如果没有任何的底妆，这些拆书笔记的内容堆在一起是这样的—— 不打底妆的Word.jpg 这样是见不得人的。 然后打完底妆，是这样的： 并且，这种美不是纯粹表面的美，而是由内而外散发出来的（等下你可以慢慢感受）。 这种内在美体现在以下四大方面—— 一、批量式操作 可以瞬间改掉同级内容（标题或正文）的段落样式。即使老板要求哪一级标题的颜色、字体、行距必须统统换掉，你再也不必一个一个去调整了。 二、灵活式跳转 配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章再长，也能瞬间跳转，到达某一章节。 当你给Word“打底妆”以后，可以点击Word菜单中的“视图”，打开“文档结构图”。在左方文档结构图的项目点击后，右方的文本就会迅速切换对应的板块，类似超链接的作用。 另外，完工之后，还能自动生成目录。 三、快捷式移动 利用“大纲视图”，实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长长按住选中大段文字才能移动，方便快捷。 四、永久式克隆 可以转为模板，无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章，能够形成统一的风格，为将来把一系列长文集结成书做好准备。 实例说明打底妆这回事儿 总共四步曲：第一步：想好值得否第二步：规划做啥样第三步：