《计算机操作与应用》课件——2.5制作商务信函与信封.pptx

工 作 情 境商 务 信 函 释 义 撰写制作商务信函并特质信封传递至企业好友是表示诚意与邀请时的敲门砖，办公室耿秘书正在筹备此项工作，由于外联的客户较多，因此采用Word 2007中的邮件合并功能可批量制作，方便快捷。 商务信封与信函是商务活动中专用的、带有公司名称和公司标志的信封与信函，是商务活动中互通通信息、联系业务和商洽合作的一种手段。商务信封与信函可以保证企业信件的外观一致，是企业商务活动标志。任 务 描 述1“商务信函与信封”批量制作样文展示任 务 展 示100700北京市城区北新仓13号张宏艳北京市海淀区 信康威网络技术有限公司 秦晶晶100741100027北京市东城区朝阳门北大街888号郭文华北京市海淀区 信康威网络技术有限公司 秦晶晶1007412完 成 思 路写 作 分 析制 作 流 程Category 2写 作 事 项商务信函写作事项内 容准 确体 谅对 方礼 貌用 语内 容具 体内 容简 洁3完 成 思 路写 作 事 项制 作 流 程Category 2写 作 分 析落款： ①署名：署名即写信人签名，以单位名义发出的商业信函，重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 ②日期：写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。结尾：结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。①向收信人问候；②写信的事由；③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；④提出进一步联系的希望、方式和要求。4完 成 思 路写 作 事 项写 作 分 析Category 2制 作 流 程信函主文档制作信封制作信函数据源制作打印信封合并文档保存文档5相 关 知 识知 识 列 表重点知识教师演示邮件合并基础知识宏的使用域的使用课下练习 自主学习扩展知识6相 关 知 识邮 件 合 并 基 础 知 识制 作 过 程邮 件 合 并 定 义适 用 范 围“适用范围”的分析“邮件合并”的释义“邮件合并”的制作过程 “邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。 适用范围：打印请贴、邀请函或信封、工资条、成绩单、请柬、奖状等。 邮件合并的原理是将发送的文档中相同的重复部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，保存为数据源；然后将主文档与数据源合并起来。步骤一：制作主文档； 利用Word 2007创建。步骤二：准备数据源； 选择Word 2007创建； 选择Excel 2007创建； 选择Access 2007创建； 选择Outlook 2007创建；步骤三：将数据源合并至主文档中。7相 关 知 识邮 件 合 并 基 础 知 识数 据 源 合 并 到 主 文 档 操 作 步 骤 简 述 步骤四：插入合并域步骤一：选择文档类型 将插入点置于要插入合并域的位置，使用【邮件】选项卡上】写入和插入域】分组中的命令。 单击功能区上的【邮件】选项卡，再单击【开始邮件合并】分组中的开始邮件合并按钮，然后选择要创建的文档类型。 步骤五：预览信函步骤二：将文档与数据源连接 在【邮件】选项卡上的【预览结果】分组中，单击预览结果按钮。 在【邮件】选项卡上的【开始邮件合并】分组中，单击【选择收件人】按钮。 步骤六：完成合并 步骤三：精简收件人 在【邮件】选项卡上的【完成】分组中，单击【完成和合并】按钮，从列表中选择一个选项。 在【邮件】选项卡上的【开始邮件合并】分组中，单击【编辑收件人列表】按钮。8任 务 实 施建 立 “邀 请 函” 主