会计档案管理实数施细则.docVIP

中国银河证券股份有限公司 会计档案管理实施细则 第一章 总则 第一条 为了规范公司会计档案管理，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》以及公司《档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。本办法适用于公司总部及各分支机构。 第二条 会计档案是指各单位的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计专业材料，是记录和反映各单位交易或事项的重要史料和证据。具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证等。 （二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产清单，固定资产卡片账，其他辅助账簿等。 （三）财务会计报告类：公司统一规定的月度、季度、年度会计报表、统计报表，财务情况说明书，年度审计报告及会计报表附注等。 （四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，税收缴款书，审计、稽查报告，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，财务印章登记簿，支票登记簿等。 （五）以电子信息载体存储的会计账套基础资料，记账凭证，会计帐簿，会计报表，统计报表等。 第二章 会计档案的保管 第三条 各单位管理和使用会计档案应符合国家有关规定，并依据公司档案管理办法及本实施细则规定，做好本单位会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 第四条 各单位财务部门应按照《会计基础工作规范》等的有关要求，负责将会计档案整理立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册（附件一）。其中： （一）会计凭证：应分币别、分期按照记账凭证编号顺序装订成册。 1、会计凭证一般应按月分册装订，业务较少的单位或币别可按季（或半年、一年）分册装订。 2、粘贴、装订会计凭证时，应厚薄适中、外观整齐，并重点保持左侧、上侧装贴平整。 3、装订成册的会计凭证，应放置在专用的会计凭证盒内保管。 （二）会计账簿：一般情况下，应在年度会计报表上报后30日内，按下列要求打印会计账簿，并分门别类装订成册后保存。 1、总分类账：按一级科目打印。 2、明细分类账：按最明细级科目打印。 3、现金、银行存款日记账：按最明细级科目打印，其中银行存款科目也可以按明细分类账的方式打印。 4、核算项目分类总账、明细账：按项目进行明细核算的科目，必须打印核算项目分类总账、明细账，可以不打印明细分类账，均按月打印。 5、数量、金额总账、明细账：按数量、金额进行明细核算的科目，应打印数量、金额总账、明细账，可以不打印明细分类账。既按数量、金额又按项目进行明细核算的科目，必须打印数量、金额总账、明细账（选择按核算项目方式），可以不打印核算项目分类总账、明细账。 6、固定资产清单：应打印并装订成册。其中横表头应至少保留卡片代码、卡片名称、类别、型号、单位、入账日期、使用日期、使用情况、使用部门、存放地点、数量、原值、累计折旧、净值、预计净残值、使用寿命、剩余寿命等项目。 （三）会计、统计报表：在报表上报后10日内，按月、按公司规定的报表编号顺序打印并装订成册，加具封面后保存。 第三章 会计档案的移交 第五条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门继续保管三年。 （一）期满之后，公司总部及有条件的分支机构，由财务部门编制会计档案移交清册（附件二），列明应当移交的会计档案名称、册数、起止时间和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，移交负责档案管理的部门统一保管；无条件的分支机构，由本单位在财务部门内部指定专人继续负责保管。 （二）出纳人员不得兼管会计档案。 （三）移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门相关人员共同拆封整理，以分清责任。 （四）各单位应提供相对安全、可靠的场所存放会计档案。 第六条 各单位保存的会计档案不得借出本单位。 （一）如有特殊需要，分支机构经各单位负责人批准、公司总部经财务部门负责人批准后，可以提供查阅或者复制，并在《会计档案查阅、复制登记簿》（附件三）中进行登记，详细填写查阅人姓名、查阅时间、查阅原因、有效证件（如介绍信、身份证）以及被查阅或者复制会计档案的名称、号码、内容、张数等详细情况。复制的重要会计档案如协议、合同、发票、收付款凭单等，还要加“此为复印件，不可代替，正本使用‘仅作’”等字样，以免给公司造成不必要的损害。 （二）查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第四章 会计档案的销毁 第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限从下一会计年度算起，分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类