能源事业部工j作流程.docxVIP

中铁物资集团华南有限公司能源事业部操作流程1.合同洽谈、签订与撤销1.1能源产品采购合同洽谈与签订1.1.1适用范围适用于公司从供应商进行能源采购的合同洽谈与签订过程。1.1.2定义能源采购是指公司根据经营计划需要针对能源产品生产企业或供应商库存资源锁定价格、明确付款方式、提货方式等的采购过程。1.1.3操作程序1．业务部门根据经营计划、通过市场行情判断或根据客户需求提出能源产品采购计划，确定采购资源、价格等。2．能源产品采购计划经相关职能部门、公司领导审核通过后拟定采购合同。3．能源产品采购合同评审流程为:经办人—部门经理—相关职能部门（财务部、法律部门）—分管副总经理—总会计师—总经理—董事长。4．能源产品采购合同评审通过后，业务部门与供应商签订采购合同。1.2能源产品销售合同洽谈与签订1.2.1适用范围适用于公司能源产品销售的合同洽谈与签订过程。1.2.2定义能源产品销售是指公司针对客户需求实现销售。1.2.3操作程序1．业务部门根据经营计划及合作客户，拟定销售合同。2．能源产品销售合同评审流程为：经办人—部门经理—相关职能部门（财务部、法律部门）—分管副总经理—分管营销副总经理—总经理—董事长。3．能源产品销售合同评审通过后业务部门与客户签订销售合同。1.3合同变更与撤销1.3.1适用范围适用于公司对合同文本进行修改或撤销的管理过程。1.3.2定义先款后货销售是指客户付清全部货款后再将货权转移给客户的销售。赊销是指先将货权放给客户后收款。1.3.3操作程序1．合同变更函或变更通知单均为合同原件的组成部分，在合同执行过程中如有合同变更事项，必须取得对方出具的书面变更函或变更通知单，印鉴要与合同原件一致，不得以口头或电话方式变更合同。同时经与供应商协商同意后才能予以变更。2．涉及变更收货人、到站地点、目的地、资金、价格及其它涉及公司利益的，必须办理审批手续后才能变更。3．我方单方面变更、解除合同的函件应以中国邮政快递方式发出，经办人员在快递面单上写明函件的主要内容，并将邮局签单作为合同组成部分留存在营销管理部。4．合同变更审批流程如下：采购合同只变更质量标准(在对应销售合同要求的质量标准范围内)、数量的审批流程：经办人—部门经理—相关职能部门采购合同变更其它项时，按合同审批流程执行；销售合同变更审批流程按签订销售合同时的审批流程执行。先款后货销售合同变更为赊销合同时的审批流程：经办人—部门经理—相关职能部门（财务部、法律部门）—分管副总经理—总经理—董事长。2.合同执行跟踪管理2.1能源产品采购合同执行跟踪2.1.1适用范围适用于公司能源产品采购业务日常合同执行跟踪过程。业务部门跟踪货物状态是了解、落实采购货物生产情况和供应商交货期否确定我司提供给供应商的收货单位和地址是否由供应商代运获取供应商发货信息确定运输公司并签订运输协议核对发货记录业务部门提供运输单位建议、询价表采购合同洽谈签订流程验收入库流程营销管理部2.1.2定义能源产品采购是指根据签订销售合同客户的需求进行采购。2.1.3操作程序1．结合市场价格波动及对未来价格走势的判断，结合客户需求，业务部门应以书面形式提交部门负责人签字确认的订货计划。2．订货计划确定后，面向市场进行询价，确定供货单位、规格、数量、单价、运费、仓库(堆场)等信息，按要求制定采购申请，同时对管理信息系统采购申请单进行录入。3．采购申请审核通过后，制定采购合同，同时对管理信息系统采购合同进行录入。4．采购合同审核通过后，经双方盖章生效。需及时取得采购合同原件。本部门保留复印件，原件与合同评审表一同上交营销管理部归档。5．根据合同信息及支付条件在ERP系统中编制“预付货款申请单”，并随附合同、订单等资料交财务审核。财务人员根据合同信息确认申请金额，并查看往来余额。如已有大额预付款项，需查明原因，货物未发出应适当控制货款支付时间；如货物发出未开具结算发票，应及时督促经营业务人员录入入库无发票数据。再经相关领导审批，审批完毕转交出纳付款，待收到银行返还支付凭证后于系统中审核并生成凭证。支付流程完毕要求对方单位提供收款收据，以此确认对方单位收到该笔款项。6．按采购合同约定支付相应款项后，立即与供货单位沟通发货（尽量点对点发货，不做中间库存），货权转移后，立即与收货单位确认到货质量及数量。7．采购合同执行过程中，应及时向供货单位索要进项发票，如遇多开、漏开、错开发票等情况，应立即与供货单位沟通解决。申购人员根据收到的货物发票在ERP系统中编制“进货发票结算单”后，与财务交接。交接资料包括：经办人及领导确认签字的结算单两份；盖有发票专用章的增值税发票；该批货物的发货记录（即供应单位签章确认的发货清单或出库单等，以此确保实际货物发出）；票据交接单，财务核对无误后双方签字确认，各留存，以证明单据交接工作完毕