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会议证件的作用 1.对会议进行管理,证明与会者身份; 2.控制人员出入,保证会议安全; 3.统计到会人数,维持会议秩序。 会议证件的内容 一般包括会议名称、证件名称、主办方名称和编号; 重要会议或保密性会议的证件还应有与会者姓名、职务、单位、与会者照片。 一起回忆一下: 与会人员一般有哪些? 正 式代 表 列 席代 表 嘉 宾代 表 工 作人 员 Chapter 模块一:会前准备工作 项目二 拟制会议议程和日程 任务一 拟写发送会议通知 你有收到过会议通知吗?举个例子吧! 会议通知:是向与会者传递会议信息的载体,是会议组织者和与会者之间会前沟通的重要渠道,制发会议通知是会前准备的重要环节。会议议题、时间、地点、与会者确定之后,就应拟写会议通知并及时在会前发出,使有关人员及时收到并提前做好准备。 那么,会议通知一般都有哪些内容组成呢? 会议通知的内容: 会议名称 主办单位 会议通知的内容 会议内容 会议地点 起止时间 参加人员 联络信息 报到事宜及有关要求 此外,还包括:会议相关材料,如会议议程、需要讨论的报告等;回复时需要的明信片、信封、邮票等,明信片、信封上面应标明会议组织方的地址、邮编、收信人等,方便与会者回复。会议有关票证。如代表证、参会证、通行证等。会议地点、交通工具、线路等的说明或地图。 根据受邀参加会议人员的身份不同或参会目的不同,可以采用不同的样式。 内部会议常用的通知样式有: 便函式 卡片式 内部会议 通知的样式 内部会议:是本单位人员参加的会议,常见的有经理例会、员工例会和特别会议,此外还有股东会议、董事会议等 例1.便函式 会议通知 致:各部门经理 发自:总经理秘书×× 日期:×年×月×日 主题:部门经理的圆桌会议通知 ×年×月×日上午11:00,在会议室举行全体部门经理的圆桌会议。假如您不能参加请在×月×日之前打电话:1234567告知。 附上一份议事日程和会议地点线路地图。 附件:议事日程 地图 例2. 卡片式 部门经理会议 目的:讨论公司下一季度市场营销计划 时间:×年×月×日上午9:30 地点:公司第一会议室 如您无法出席,请于×月×日前告知××。 电话号码:×××××××× 外部会议常用的通知样式有: 请柬 邀请信 外部会议 通知的样式 外部会议:是由本单位主办的,其他单位参加的会议。要更正规、详细。 对于邀请的嘉宾可采用请柬、邀请信的形式;其他参会人员采用一般会议通知形式或带回执的会议通知。 例1.请柬 请 柬 尊敬的 先生/女士:您好! 我们很荣幸地邀请您参加将于×年×月××日在×××××××××举办的××××××××××会议。本次会议的主题是:××××××××× 真诚地期待着您的积极支持与参与! xxxxxxx ××××年×月×日 例2.邀请函 会议回执:重要的会议、需要提前确定参会人数或需要安排与会者食宿的会议,会议通知中应附有会议报名表或会议回执,请与会者填写后寄回。 会议回执的作用 会 第一,便于收集与会者的基本情况,统计参加会议的人数。 第二,便于安排接待和食宿等后勤工作。 第三,立法性会议或重要会议,参会人员接到回执后签字并返回,相当于履行了签发手续 会议回执的内容 会议回执通常制成表格式或卡片式。 内容包含: 1.明确会议组织者需要了解的信息,包括参加会议人员姓名、性别、年龄、民族、工作单位和地址、职务、联系方式、是否预订回程票等。 2.会议回执一定要注明寄回的截止日期,截止日期一定要为会议住宿预订和确认留有余地。 表格式回执样例: 卡片式回执样例: 会议委托书 有些立法性会议,应出席的会议人员不能到会而委托其他人参加会议并代为行使权力,必须填写委托书,以保证会议通过决议时达到法定人数。被委托人在授权范围内行使权力,对委托人直接产生法律效力。 发送会议通知的方法: (1)按通知的形式分有口头通知和书面通知。 (2)按
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