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公寓信息化改革可行性分析
一、高校继续加强学生公寓管理的重要性。
学生公寓是学生生活与学习的重要场所,是课堂之外对学生进行思想政治工作和素质教育的重要阵地。改进和加强学生公寓的管理,是高等学校后勤社会化改革的一项重要任务,直接关系学生的切身利益、正常的教学和高等学校的稳定。在社会经济快速发展、文化大潮不断冲击下的环境下,传统的学生公寓管理模式受到了挑战。随着高校后勤社会化改革不断探索和深入,新的学生公寓管理模式满足顺应时代发展。
其一,从硬件环境来看,近些年来,校园网已相当普及和成熟,信息化平台可依靠现有的校园网络环境和计算机设备,除了需要一台专用服务器,用以建立数据中心外,基本不需要大的硬件投入,操作层面的计算机可使用现有的办公电脑,系统对其性能要求不高,现在的计算机不够用,可以从学校实验室和其他部门替换下来的设备中调剂,以节约设备经费。
其二,从软件环境来看,目前公寓管理队伍结构大大变化,公寓管理人员知识化、年轻化程度日益提高,计算机得到广泛应用,多数人员已习惯使用计算机办公和通过网络了解信息。
其三,从资金投入来看,一个能覆盖各主要部门和职能且较完整的信息平台的建设投入,根据规模的大小,从几万元到二、三十万元不等,多数高校是可以承受的。如果资金暂时有困难,则可以分部门,按步骤实施,选择条件最成熟、最急需、见效最快的部门先行实施,待条件成熟,再一个个上系统,最后将各部分连接成一个完整的信息化系统平台。
其四,从技术上看,近些年来与学生管理相关的信息化技术发展均已较为成熟,公寓管理系统软件,水电计费管理系统软件,资产财务管理,人力资源管理等软件技术均已在高校应用较广,许多高校后勤已具备信息化管理的一定基础,只是这些技术的应用较为分散、零乱,亟待统一规范和整合,使其完整和系统化,从而发挥更大效应。
其五,从管理内容上来看,学生公寓管理的内容很多,其中在很多方面均可以使用信息技术。我们可以综合利用计算机技术、电子技术、通讯技术、自动控制技术等先进技术,使学生公寓内公寓管理人员的工作、学生的学习生活更方便和安全。信息化改革具体可以实现的管理内容及相关说明如下:
⑴ 学生公寓住宿及信息查询管理——在学生学籍资料数据库的基础上,通过核实统计形成学生住宿档案并存放于数据库中,公寓管理部门可以对各种数据进行更新、维护,可以随时对学生公寓住宿信息进行自动检索、查询、统计和分析,从而准确了解住宿学生的住宿情况和房间、床位的利用情况,提供空房间、空床位明细。在每学年伊始还可以根据学生情况,自动完成学生的住宿安排。
⑵ 安全管理——在学生公寓出入口位置设置闭路电视监控系统(类似于老校区),有利于管理人员发现突发情况后及时处理,还能起到防盗的作用。
⑶ 资产财务管理——通过计算机随时记录学生公寓财务出入及收支情况,运算准确,打印方便快捷,档案易保存,便于定期核查。
⑷ 信息发布管理——建立和完善公寓中心网站(挂靠学校网站),校园网信息发布平台,及时对外发布信息,达到资源共享,从而有利于公寓与学院各院系、各部门的合作与协调,也建立了一个与学生相互沟通交流的平台。有的软件还具有自动形成公寓管理工作简报的功能。
⑸ 人力资源管理——将学生公寓管理部门的干部、职工的人事资料连同其岗位、工作量、工作时间等进行计算机管理,每天异动请假天数,考核考证结果参数,奖惩参数等,即可为全员进行工作考核等提供重要依据。
⑹ 智能水电管理——计算机智能水电管理系统可以自动对学生公寓内各宿舍的水电消耗量进行动态计数并形成专用数据库(目前总务处已实行软件管理),该系统可以实行限额供应及自动截断,同时限电作用起到了很好的防火功能。
⑺ 公寓文明和文化建设管理——可以将公共的和各宿舍的卫生情况、公物保护、好人好事、违章违纪、文化活动参与等情况的检查记录、登记报表定期输入计算机内,经过一段时间的积累(如每学期),按照一定的评分比例,经计算机处理后即可得出一定的数据资料,再按照一定标准处理,最后可获得“文明公寓”、“先进个人”、“优秀宿舍”“先进集体”、
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