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第五章 归档文件整理P172-193 传统的立卷方法的局限性1、立卷方法繁锁、复杂，主观随意性较大，立卷缺乏的客观标准，归档文件整理工作质量难以得到保证。2、传统立卷方法下，文件的查找利用已不适应办公自动化的要求，尤其是文档人员专职少、流动性强。 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）P852000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）改变整理方式，取消组卷，以“件”为单位整理；进一步明确了“件”的概念,即指一份文件或在事由上有密切联系的一组文件。使用计算机和档案管理专用软件，取消案卷级目录，直接通过文件级目录检索。进一步明确了年度分类的概念：由文件形成年改为文件办结年。增加了对每件文件编页号的规定。 P175-176改革后的归档文件以“件”为单位进行装订，按年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等防范进行分类、排列、编号、编目、装盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等。标准更加客观确定，符合文书整理的基本原则，简便易行。也便于计算机的输入、识别和加工处理。便于借阅与查找、复制与保密，简化装订手续，使得文书工作与档案工作统一。 一、文书归档中的常见概念（归档文件 文书档案 办理完毕）（一）归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，它可以包括企事业单位形成的须归档保存的所有文件材料。这里具有专指性，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案（文书文件）保存的各种纸质文件材料”。或“机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。”（二）文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案作为与科学技术档案、会计档案相对而言的各类档案的统称。（三）办理完毕是指文件的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。 （ P173-174符合归档三个条件：一是办理完毕；二是保存价值；三是系统整理。） 齐全、完整、准确、系统齐全：是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。多指办法、制度、可研报告等。完整：合同：签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。发文：对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后；依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。准确：是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一致。修改通知单的修改内容是否反映在图中。发文的正件与原件是否一致。会签意见是否被修订采纳。系统：是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。如表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同阶段组合在一起。 二、归档材料的收集范围 参考 P 176-178 材料归档范围是： (1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。（以本单位直接产生的文书为主） (2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。 (3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。 (4)其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。（8号令 2006） 企事业单位的文书档案归档范围主要有1、党群工作类方面的文件材料。2、行政管理类方面的文件材料。3、经营管理类方面的文件材料。4、生产技术管理类方面的文件材料。在准确掌握归档范围的同时，还要准确掌握不需要归档的范围。“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档”。 无需整理归档的文件 P178 1、重份文件 2、未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿。 3、事务性、临时性、没有查考价值的文件材料。 4、与本机关和本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件。 5、内容被其他文件所包括了的文件材料，如日报、周报的内容，已被月报、季报所包括的。 6、一般机关来往发文的信封。保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁 三、归档文件材料的整理（一）文书归档的基本单位“件”（P137-174）1、单份文件，即自然件，一份文件为一件；2、文件正本与定稿（定稿过厚的，也可单独为一件），正文与附件（附件数量过多或者太厚不易装订时，也可各为一件），原件与复制件，转发文与被转发文为一件。（1）文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。（2）文件的正文与附件