苏州苏太太货厂办公室业务系统.ppt

苏州市苏太太食品有限公司 办公室业务系统 办公室业务系统 一 接听电话 电话铃声响起两声： 左手拿起电话，右手拿笔，坐姿90度“您好，苏太太食品。有什么可以帮助你的吗？” 要求：声音响亮、表达清晰、吐字清楚、普通话标准，流利。接电话时，即便看不见对方，也要当对方坐在眼前。尽可能注意自己的坐姿，给对方留下好印象。 根据目前的实际情况，来电可分为以下七种类型： 办公室业务系统 1、订货电话， 熟悉客户来电号码，直接叫出客户名称，（马总 张总 王总等等）请问你需要什么货请讲？100%记录客户所要产品类型，牢记产品单价、规格、数量。电话记录既要简洁又要完备。准确无误记下客户所订产品名称 数量。规格 品种 口味 记录完毕的同时，给客户推销新产品，并将订单明细给仓库，让其安排备货。 办公室业务系统 2、潜在客户， 询问客户所在地区，经营品类以及目前代理食品类的品牌。产品流动渠道让其传真三证并转交销售经理，让区域经理回电话。问（地址 做什么 经营品类 什么品牌 什么渠道 ）。 办公室业务系统 价格询问。 老客户 现在老客户在询问产品价格时，要准确无误报价格。 新客户 直接回答价格，但要实事求是。 办公室业务系统 同行 首先问对方做什么的？在哪里经营？什么名称？经营什么产品？ 什么品牌？请传三证备案？在回价格或寄样品！ 分销商 二批商 A. 首先问对方做什么的？在哪里经营？什么名称？经营什么产品？ 什么品牌？请传三证备案？在回价格或寄样品！ B.不好意思，这是不是负责的，请你留下电话号码我会第一时间让负责人给回电话的！ 办公室业务系统 消费者 A. 首先问对方做什么的？在哪里经营？什么名称？经营什么产品？ 什么品牌？请传三证备案？在回价格或寄样品！ B.不好意思，我们是20000元起发货的。 办公室业务系统 4、工作时间找人电话 请问对方，你是谁？你找谁？什么事？并告诉对方上班时间不方便接听电话，如果您有急事我可以帮您转告。稍后跟你联系。 办公室业务系统 5、推销电话， 如果对方的介绍与我司相关联，让其传真介绍资料或留下联系方式交给部门负责人。无意义的推销，就委婉回答：“非常抱歉，我们暂时没这方面的需要，有需要我们再跟你联系。” 办公室业务系统 6、投诉电话 接到客户投诉电话，首先态度要诚恳，非常感谢你的信任，请问您是什么地方的？购买什么产品？出现什么问题？你在什么地方够买的？路名是什么？店名叫什么？什么价格？购买多少数量？生产日期是什么时候？了解情况以后，马上告诉对方请你留下联系方式，我会第一时间通知有关部门给你满意的答复！谢谢，再见！ 要求：语气语调要委婉。态度要诚恳，配合当时的情况、气氛，以及对方的情绪来与对方谈话。通过自己长时间的工作经验积累，能及时处理客诉又要维护公司形象的同时，给客户一个满意的答复，不能处理的记下投诉的具体原因，转交给主要负责人。 办公室业务系统 6．主管部门电话 A.首先听清楚哪个部门？找谁？什么事？ B.处理方法：（1）转告 （2）请你留下电话或姓名，让负责人给你回电话。 办公室业务系统 二 开票核算 客户款到三天，办公室必须安排发货： 1、长途客户的销售订单须与存根对照核对价格是否有变动，所订产品数量是否有异常，根据上次送货统计客户的实际库存和实际销售量相比较，给出合适的数量。 办公室业务系统 2、物流客户，在订单与实际货款一致的同时，按订单开票。开完小票自己核对品名、品种 数量、单价、规格 口味 有促销赠送活动的、有需要调价的，在备注上注明，两人确认无误后，打印单据交给仓库，备货装车。以上小票需登记存根，以便我们及时准确掌握客户信息，准确率100%。做好出车记录的登记。 办公室业务系统 三 收付款 收款，收款由专员收取当天所有销售营业款项，应注意以下事项： 唱收唱付 首先看客户回单的金额数量。 根据票面的金额100元在一起，50元在一起，20元在一起，10元在一起，5元在一起，以此类推。 接下来从大面值往小面值用验钞机以此辨别真假币，并用计算器累加。最后合计。 如有回单金额不对要彻底查找原因，是否（吃饭 加油 修车 过路费 买东西 找错钱 少收 算错帐等等）。 如有假币和短款由收款人赔偿，长款查明原因交给财务部负责人。 如有欠条，一定要做记号，与现金一起交给财务部。 c.有退货的销售单据，须仓库人员签字方可收款。同时核对退货单价与数量是否有误。车辆开支与上次比较，看是否有异常。最后收款登记，退货单据无主管签字，财务拒收。 d.收帐完毕，现金单据与欠条分开存放。下班之前，将销售小票与出车记录表核对，做到票据与现金一致，交给财务主管。 办公室业务系统 2)付款 a.付款人首先清楚付款的原因，付款凭证要有本公司部门主管亲笔签名，付款时必须由两人操作。 B.付款人必须再次确认付款凭证的真伪，并