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高效率办公手把手(五) 财务Excel上篇（一） 张卓　PCWorld.COM.CN | 2007-03-30 13:11:51 | 《微电脑世界》2007年2月1日出版 引:对于财务人员，熟练掌握Microsoft Office的一些操作技巧也是非常有用的。特别是对Excel这样强大的电子表格软件，驾驭好了，可以帮你节省大量的数据演算时间。继前两期我们向行政助理人员介绍了Excel中一些据快速导入技巧后，这期咱们就来帮财务人员了解一些数据演算/分析处理方面的方法。 　　你遇到过这样的困扰吗？ 　　作为一名财务工作者，在每天使用Excel跟各种数据打交道的时候，你是不是经常遇到这样的问题： 　　1. 面对庞大的数据，怎么快速得到你最需要的分析结果呢？ 　　2. 在进行数据排序或者筛选的时候，总是得不到自己想要的结果，那该怎么办？ 　　3. 在处理复杂的数据时，经常需要使用求和、计数等函数，而已令你“谈函数色变”。即使是通过函数计算出来了结果，但还需要复制到别的表格中去，不但操作麻烦，还容易出错！ 　　接下来的内容将帮助你了解：　　?Excel中最强大的数据分析工具——“数据透视表”的使用方法。 　　数据透视表——Excel中最强大的分析工具 　　什么是数据透视表？ 　　数据透视表是一种在Excel中对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类、汇总，记录数量众多、以流水账形式记录、结构复杂的工作表。为了将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法，即建立数据透视表。 　　数据透视表的使用方法和技巧 　　以图1中的这样一个大的数据表格为例，这张表格是某一家公司的在1996年到1998年的产品销售的详细表格，在表格中间有包括“销售人”、“货主地区”、“货主城市”、“订购日期”、“产品名称”、“单价”、“总价”等信息，非常的详细。那么面对这样一张表格，我们如何使用数据透视表来进行数据的分析呢？　 　? 图1 Excel数据表格 　　1\有明确的目标 　　首先，在使用数据透视表之前，我们要明确一点，那就是我们要从这样的一张数据表格中得到什么样的分析结果，很多人都觉得透视表好，但是始终都觉得很难驾驭它的一个很重要的原因就是，没有明确的目标。例如：在如图1所示的表格中，我想从中分析出来，在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少？ 　　2\正确的分析思路 　　其实，使用数据透视表分析数据，大家只要掌握四个字就能很好地使用了。这四个字就是“分类”和“汇总”。透视表帮助我们做的就是把相关的数据进行分类，然后，再汇总的一个过程。那么，我们接下来就通过具体的操作来带大家体会了解一下。 ? 3\数据透视表的使用方法 　　1、在图1这样的Excel表格中，单击【数据】|【数据透视表和数据透视图】命令，如图2所示。　　? 图2? 【数据透视表和数据透视图】命令的位置 　　2、在单击【数据透视表和数据透视图】按钮以后，出现了一个【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1】，如图3所示，直接单击【下一步】按钮，在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2】中(如图4所示)，选择数据表格区域(如果把单元格定位在数据区域中的话，数据透视表将会自动的把数据区域选中)。单击【下一步】按钮，在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】中(如图5所示)，我们可以选择让生成的透视表是在【现有的工作表】中，还是在【新建的工作表】上。当然，大部分时候我们都会选择在【新建的工作表】上，因为透视表的一大特点就是能够在新的工作表中生成，这是有别于“筛选”和“分类汇总”的。然后，单击【完成】按钮。这时，就生成了一个新的工作表，这是一个初始的还没有进行分析的数据透视表。如图6所示。　 　? 图3 【数据透视表和数据透视图】步骤1　　? 图4? 【数据透视表和数据透视图】步骤2　　 ? 图5? 【数据透视表和数据透视图】步骤3　　? 图6? 数据透视表初始状态 　　3、在新生成工作表中(如图6所示)。我们能看到【数据透视表】工具栏和【数据透视表字段列表】。单击【数据透视表】工具栏中的最右边的按钮，就可以打开或者关闭【数据透视表字段列表】。从【数据透视表字段列表】中，我们可以看到，出现的字段都是Excel数据表格中的表头部分的字段。在数据透视表中我们能看到几个用蓝色线条划分出来的区域，最上面的叫“将页字段拖至此处”页字段下面是“将列字段拖至此处”，旁边的叫“将行字段拖至此处”。中间一块区域叫做“将数据项拖至此处”如图6所示。那么，在具体制作数据透视表的时候，只需要将【数据透视表字段列表】中的，一些字段